มารู้จักคำศัพท์เกี่ยวกับ Hot Desk เพื่อก้าวทันเทรนด์สำนักงานยุคใหม่
ในปัจจุบันมีหลายองค์กรที่เริ่มปรับตัวเข้าสู่สำนักงานในรูปแบบ Hot Desk เทรนด์สำนักงานรูปแบบใหม่ ที่กำลังเป็นที่นิยมอย่างมากในปัจจุบัน โดยเป็นการเปลี่ยนจากสำนักงานแบบเดิมมาเป็นในพื้นที่สำนักงานรูปแบบ Activity-based Working ส่งผลให้มีพนักงานมาใช้งานโต๊ะทำงานส่วนกลางมากขึ้น
ในบทความนี้ทีมงาน CO Desk จึงได้รวบรวมคำศัพท์ต่างๆเกี่ยวกับ Hot Desk และ Workplace ต่างๆมาฝากกันครับ
A
Activity-based Working
Activity-based Working คือ รูปแบบการทำงานที่ให้อิสระในการทำงานแก่พนักงาน ไม่ว่าจะเป็น สถานที่ เวลา หรือวิธีการทำงานที่ขึ้นอยู่กับ Task นั้นๆ โดยพื้นที่สำนักงานควรออกแบบเพื่อรองรับความหลากหลายของแต่ละกิจจกรม
ความแตกต่างระหว่าง Activity-based working กับ Agile Working จะต่างกันตรงที่ ABW โดยปกติแล้วจะเน้นไปที่พื้นที่สำนักงานเป็นหลัก แต่ Agile Working จะเน้นไปพนักงานแต่ละคน
Agile Working (Agile Office)
Agile Working (Agile Office) คือ รูปแบบการทำงานที่สร้างความอิสระให้กับพนักงาน เช่น สถานที่ทำงาน อาจจะเป็นจากที่บ้าน หรืออาจจะรวมไปถึงชั่วโมงการทำงานด้วย เป็นต้น
Assigned Seating
Assigned Seating คือ โต๊ะทำงานประจำของแต่ละคนแบบถาวร อัตราส่วนระหว่างโต๊ะกับคน คือ 1:1
B
Brainstorm Room
Brainstorm Room คือ ห้องที่ถูกออกแบบให้เน้นการเกิดความคิดสร้างสรรค์หรือแรงบันดาลใจใหม่ๆ โดยเฟอรนิเจอร์ที่ใช้จะไม่ทางการมากนัก อย่าง เช่น โซฟา หมอน หรือ เก้าอี้ที่มีที่วางแขน เน้นให้คนเข้าร่วมรู้สึกผ่อนคลาย
C
Clean Desk Policy
Clean Desk Policy คือ นโยบายที่ให้พนักงานแต่ละคนเก็บโต๊ะตอนสิ้นสุดของแต่ละวัน ซึ่งใช้ได้กับทั้งโต๊ะทำงานในรูปแบบ Hot Desk และ โต๊ะประจำ
D
Desk Hoteling
Desk Hoteling คือ การจองโต๊ะทำงานส่วนกลางล่วงหน้าเป็นระยะเวลานาน คล้ายกับการจองห้องพักในโรงแรม
Digital Workspace
Digital Workspace คือ เครื่องมือดิจิตอลที่อยู่บน Cloud โดยที่ทีมในแต่ละทีมสามารถเข้าถึงและทำงานร่วมกันได้ โดย Digital Workplace เหมาะสำหรับการทำงานระยะไกลหรือทำงานไม่พร้อมกัน ตัวอย่างเช่น Google Docs , Slack หรือ Microsoft Teams เป็นต้น
F
Flex Employee
พนักงานที่ใช้เวลาในการทำงานที่โต๊ะมากกว่า Mobile Employee เพียงเล็กน้อย อยู่ที่ประมาณ 20%-60% จากเวลาทั้งหมด เช่น แผนก Sales เป็นต้น
Flex Space
พื้นที่ส่วนกลางในออฟฟิศที่ถูกใช้ในหลากหลายวัตถุประสงค์ปรับเปลี่ยนขึ้นอยู่กับลักษณะงาน เช่น ประชุม, การระดมสมอง, งานเดี่ยว หรือการประชุมแบบ 1-1 เป็นต้น
H
Hot Desking (Free Address, Flex Desk)
Hot Desking (Free Address, Flex Desk) คือ พนักงานที่ใช้เวลาในการทำงานที่โต๊ะมากกว่า Mobile Employee เพียงเล็กน้อย อยู่ที่ประมาณ 20%-60% จากเวลาทั้งหมด เช่น แผนก Sales เป็นต้น
Huddle Rooms
Huddle Rooms คือ พื้นที่ประชุมขนาดเล็กที่ถูกแบบออกมาส่งเสริมให้พนักงานใช้จัดประชุมแบบง่ายๆหรือใช้เวลาไม่นานนัก โดยห้องจะมีขนาดประมาณ 2-6 คน และมีอุปกรณ์ที่จำเป็นอย่างเช่น หน้าจอสำหรับ Video Conferences / Whiteboard เป็นต้น
M
Meeting Pod
Meeting Pod คือ พื้นที่เล็กๆที่ถูกออกแบบมาให้มีความเป็นส่วนตัวและมีสมาธิสำหรับ 1-2 คน ซึ่งอาจจะเป็นใช้ในการโทรศัพท์ หรือคุย 1-1 เป็นต้น
Mobile Employee
Mobile Employee คือ พนักงานที่ใช้เวลาในการทำงานที่โต๊ะน้อยกว่า 20% ตัวอย่างเช่น ที่ปรึกษาที่ต้องมีการรูปแบบงานหรือกิจกรรมที่หลากหลายและแตกต่างกันออกไปในแต่ละวัน และไม่จำเป็นต้องใช้โต๊ะประจำมากนัก
O
Office White Noise
Office White Noise คือ เสียงเพลงบรรยากาศในรูปแบบ White Noise โดยมีเป้าหมายคือต้องการ ลดเสียง Noise ในออฟฟิศให้ลดลง และสร้างบรรยากาศสมาธิในการทำงานที่สูงขึ้น
Open Office Plan
แปลนออฟฟิศในรูปแบบสำนักงานที่มีความร่วมสมัย หรือโมเดิร์นมากยิ่งขึ้น โดยการจัดสรรพื้นที่จะถูกออกแบบเพื่อสร้างบรรยากาศในการทำงานร่วมกัน หรือ Collaboration มากยิ่งขึ้น มีความโปร่งใสในพื้นที่สำนักงาน ซี่งรูปแบบนี้จะปรับให้เหมาะกับการทำงานในรูปแบบ Activity-based Working หรือ โต๊ะทำงานประจำ ได้เช่นเดียวกัน เป็นต้น
P
Phone Booths
Phone Booths คือ พื้นที่ปิดขนาดเล็กที่ถูกออกแบบมาให้พนักงานใช้ในการโทรศัพท์หรือ VDO Call กับภายนอกอย่างเป็นส่วนตัว
Physical Workspace
Physical Workspace คือ พื้นที่ที่พนักงานไว้ใช้ทำงาน ซึ่งอาจจะเป็นการทำงานแบบเดี่ยว หรือทำกับเพื่อนร่วมงาน ซึ่งสามารถเป็นที่ไหนก็ได้ไม่ว่าจะเป็น ห้องนั่งเล่น ออฟฟิศ หรือว่าร้านกาแฟ เป็นต้น
Q
Quiet Area
Quiet Area คือ พื้นที่ในออฟฟิศที่ถูกออกแบบมาให้สำหรับพนักงานที่ต้องการสมาธิในการทำงาน โดยจะเป็นพื้นที่ที่มีสิ่งรบกวนค่อนข้างน้อย หลีกเลี่ยงความวุ่นวายจากภายนอก
R
Reclaimed Time
Reclaimed Time คือ ระยะเวลาที่ได้มาจากการยกเลิกการจองการจองโต๊ะ หรือ การจบการใช้งานเร็วกว่าที่กำหนดไว้โดยคนอื่น เป็นต้น
Reverse Desk Hoteling
Reverse Desk Hoteling คือ โต๊ะทำงานของประจำของพนักงานที่เปิดให้สามารถจองได้ในเวลาที่ไม่ได้ใช้ เช่น พนักงานที่เป็นเจ้าของโต๊ะมีการลาในช่วงระยะเวลาหนึ่ง คนอื่นๆก็สามารถจองโต๊ะนั้นๆเพื่อใช้งานได้ เป็นต้น
Resident Employee
Resident Employee คือ พนักงานที่ใช้เวลามากกว่า 60% อยู่ภายในออฟฟิศ
RFID
RFID (Radio Frequency Identification) คือ เทคโนโลยีไร้สายสำหรับตรวจสอบบุคคล ซึ่งโดยทั่วไปเป็นรูปแบบมาตรฐานของบัตรพนักงานในองค์กรเพื่อใช้ในการเข้าออกอาคารหรือออฟฟิศ โดยเทคโนโลยีสามารถประยุกต์ใช้ CO Desk เพื่อเช็คอินยืนยันตัวบุคคลได้อีกด้วย
S
Space Planning
Space Planning คือ การออกแบบพื้นที่สำนักงานก่อนย้ายออฟฟิศ ซึ่งเป็นขั้นตอนที่สำคัญที่เราควรมองเห็นถึงปัญหาหรือประเด็นต่างๆในออฟฟิศเดิมของเรา จากนั้นพิจารณาถึงพื้นที่ที่เราต้องการว่าควรมีขนาดเพิ่มขึ้นหรือลดลง โดยในขั้นตอนนี้รวมไปถึง อุปกรณ์ เฟอร์นิเจอร์ หรือสิ่งอื่นๆที่จำเป็นสำหรับพื้นที่สำนักงานในแบบดิจิตอลและพื้นที่จริง
T
Touchdown Spot
พื้นที่ในออฟฟิศที่พนักงานสามารถจัดประชุมได้รูปแบบอย่างไม่เป็นทางการได้ อาจจะเป็นการพูดคุย 2-3 คน หรืออาจจะเป็น Stand Up Meeting เป็นต้น โดยพื้นที่นี้จะมีอุปกรณ์ที่รองรับการประชุมในเบื้องต้น อย่างเช่น หน้าจอเพื่อใช้ประกอบการประชุม
U
Usage or Utilization
อัตราการใช้งานพื้นที่สำนักงานที่ถูกคำนวณเป็นเปอร์เซนต์ว่าพื้นที่ถูกใช้ไปกี่ชั่วโมงจากจำนวนชั่วโมงการทำงานทั้งหมด เพื่อเป็นข้อมูลในการปรับปรุงหรือพัฒนาในอนาคต
W
Workplace Setting
Workplace Setting คือ รูปแบบของพื้นที่ที่แตกต่างกันภายในออฟฟิศ โดยมีจุดมุ่งหมายเพื่อสนับสนุนการทำงานหรือการมีปฏิสัมพันธ์ภายในออฟฟิศที่แตกต่างกัน เช่น ต้องมีพื้นที่ที่เน้นความสนุกสนาน หรือต้องการแรงบันดาลใจ เป็นต้น
