Hot desk คำศัพท์

มารู้จักคำศัพท์เกี่ยวกับ Hot Desk เพื่อก้าวทันเทรนด์สำนักงานยุคใหม่

ในปัจจุบันมีหลายองค์กรที่เริ่มปรับตัวเข้าสู่สำนักงานในรูปแบบ Hot Desk เทรนด์สำนักงานรูปแบบใหม่ ที่กำลังเป็นที่นิยมอย่างมากในปัจจุบัน โดยเป็นการเปลี่ยนจากสำนักงานแบบเดิมมาเป็นในพื้นที่สำนักงานรูปแบบ Activity-based Working ส่งผลให้มีพนักงานมาใช้งานโต๊ะทำงานส่วนกลางมากขึ้น

ในบทความนี้ทีมงาน CO Desk จึงได้รวบรวมคำศัพท์ต่างๆเกี่ยวกับ Hot Desk และ Workplace ต่างๆมาฝากกันครับ

A

Activity-based Working

รูปแบบการทำงานที่ให้อิสระในการทำงานแก่พนักงาน ไม่ว่าจะเป็น สถานที่ เวลา หรือวิธีการทำงานที่ขึ้นอยู่กับ Task นั้นๆ โดยพื้นที่สำนักงานควรออกแบบเพื่อรองรับความหลากหลายของแต่ละกิจจกรม

ความแตกต่างระหว่าง Activity-based working กับ Agile Working จะต่างกันตรงที่ ABW โดยปกติแล้วจะเน้นไปที่พื้นที่สำนักงานเป็นหลัก แต่ Agile Working จะเน้นไปพนักงานแต่ละคน

Agile Working (Agile Office)

รูปแบบการทำงานที่สร้างความอิสระให้กับพนักงาน เช่น สถานที่ทำงาน อาจจะเป็นจากที่บ้าน หรืออาจจะรวมไปถึงชั่วโมงการทำงานด้วย เป็นต้น

Assigned Seating

โต๊ะทำงานประจำของแต่ละคนแบบถาวร อัตราส่วนระหว่างโต๊ะกับคน คือ 1-1

B

Brainstorm Room

ห้องที่ถูกออกแบบให้เน้นการเกิดความคิดสร้างสรรค์หรือแรงบันดาลใจใหม่ๆ โดยเฟอรนิเจอร์ที่ใช้จะไม่ทางการมากนัก อย่าง เช่น โซฟา หมอน หรือ เก้าอี้ที่มีที่วางแขน เน้นให้คนเข้าร่วมรู้สึกผ่อนคลาย

C

Clean Desk Policy

นโยบายที่ให้พนักงานแต่ละคนเก็บโต๊ะตอนสิ้นสุดของแต่ละวัน ซึ่งใช้ได้กับทั้งโต๊ะทำงานในรูปแบบ Hot Desk และ โต๊ะประจำ 

D

Desk Hoteling

การจองโต๊ะทำงานส่วนกลางล่วงหน้าเป็นระยะเวลานาน คล้ายกับการจองห้องพักในโรงแรม

Digital Workspace

เครื่องมือดิจิตอลที่อยู่บน Cloud โดยที่ทีมในแต่ละทีมสามารถเข้าถึงและทำงานร่วมกันได้ โดย Digital Workplace เหมาะสำหรับการทำงานระยะไกลหรือทำงานไม่พร้อมกัน ตัวอย่างเช่น Google Docs , Slack หรือ Microsoft Teams เป็นต้น

F

Flex Employee

พนักงานที่ใช้เวลาในการทำงานที่โต๊ะมากกว่า Mobile Employee เพียงเล็กน้อย อยู่ที่ประมาณ 20%-60% จากเวลาทั้งหมด เช่น แผนก Sales เป็นต้น

Flex Space

พื้นที่ส่วนกลางในออฟฟิศที่ถูกใช้ในหลากหลายวัตถุประสงค์ปรับเปลี่ยนขึ้นอยู่กับลักษณะงาน เช่น ประชุม, การระดมสมอง, งานเดี่ยว หรือการประชุมแบบ 1-1 เป็นต้น

H

Hot Desking (Free Address, Flex Desk)

พนักงานที่ใช้เวลาในการทำงานที่โต๊ะมากกว่า Mobile Employee เพียงเล็กน้อย อยู่ที่ประมาณ 20%-60% จากเวลาทั้งหมด เช่น แผนก Sales เป็นต้น

Huddle Rooms

พื้นที่ประชุมขนาดเล็กที่ถูกแบบออกมาส่งเสริมให้พนักงานใช้จัดประชุมแบบง่ายๆหรือใช้เวลาไม่นานนัก โดยห้องจะมีขนาดประมาณ 2-6 คน และมีอุปกรณ์ที่จำเป็นอย่างเช่น หน้าจอสำหรับ Video Conferences / Whiteboard เป็นต้น

M

Mobile Employee

พนักงานที่ใช้เวลาในการทำงานที่โต๊ะน้อยกว่า 20% ตัวอย่างเช่น ที่ปรึกษาที่ต้องมีการรูปแบบงานหรือกิจกรรมที่หลากหลายและแตกต่างกันออกไปในแต่ละวัน และไม่จำเป็นต้องใช้โต๊ะประจำมากนัก

O

Office White Noise

เสียงเพลงบรรยากาศในรูปแบบ White Noise โดยมีเป้าหมายคือต้องการ ลดเสียง Noise ในออฟฟิศให้ลดลง และสร้างบรรยากาศสมาธิในการทำงานที่สูงขึ้น

Open Office Plan

แปลนออฟฟิศในรูปแบบสำนักงานที่มีความร่วมสมัย หรือโมเดิร์นมากยิ่งขึ้น โดยการจัดสรรพื้นที่จะถูกออกแบบเพื่อสร้างบรรยากาศในการทำงานร่วมกัน หรือ Collaboration มากยิ่งขึ้น มีความโปร่งใสในพื้นที่สำนักงาน ซี่งรูปแบบนี้จะปรับให้เหมาะกับการทำงานในรูปแบบ Activity-based Working หรือ โต๊ะทำงานประจำ ได้เช่นเดียวกัน เป็นต้น

P

Phone Booths

พื้นที่ปิดขนาดเล็กที่ถูกออกแบบมาให้พนักงานใช้ในการโทรศัพท์หรือ VDO Call กับภายนอกอย่างเป็นส่วนตัว

Physical Workspace

พื้นที่ที่พนักงานไว้ใช้ทำงาน ซึ่งอาจจะเป็นการทำงานแบบเดี่ยว หรือทำกับเพื่อนร่วมงาน ซึ่งสามารถเป็นที่ไหนก็ได้ไม่ว่าจะเป็น ห้องนั่งเล่น ออฟฟิศ หรือว่าร้านกาแฟ เป็นต้น

Pod

พื้นที่เล็กๆที่ถูกออกแบบมาให้มีความเป็นส่วนตัวและมีสมาธิสำหรับ 1-2 คน ซึ่งอาจจะเป็นใช้ในการโทรศัพท์ หรือคุย 1-1 เป็นต้น

Q

Quiet Area

พื้นที่ในออฟฟิศที่ถูกออกแบบมาให้สำหรับพนักงานที่ต้องการสมาธิในการทำงาน โดยจะเป็นพื้นที่ที่มีสิ่งรบกวนค่อนข้างน้อย หลีกเลี่ยงความวุ่นวายจากภายนอก

R

Reclaimed Time

ระยะเวลาที่ได้มาจากการยกเลิกการจองการจองโต๊ะ หรือ การจบการใช้งานเร็วกว่าที่กำหนดไว้โดยคนอื่น เป็นต้น

Reverse Desk Hoteling

โต๊ะทำงานของประจำของพนักงานที่เปิดให้สามารถจองได้ในเวลาที่ไม่ได้ใช้ เช่น พนักงานที่เป็นเจ้าของโต๊ะมีการลาในช่วงระยะเวลาหนึ่ง คนอื่นๆก็สามารถจองโต๊ะนั้นๆเพื่อใช้งานได้ เป็นต้น

Resident Employee

พนักงานที่ใช้เวลามากกว่า 60% อยู่ภายในออฟฟิศ

RFID

RFID ย่อมาจาก Radio Frequency Identification เทคโนโลยีไร้สายสำหรับตรวจสอบบุคคล ซึ่งโดยทั่วไปเป็นรูปแบบมาตรฐานของบัตรพนักงานในองค์กรเพื่อใช้ในการเข้าออกอาคารหรือออฟฟิศ โดยเทคโนโลยีสามารถประยุกต์ใช้ CO Desk เพื่อเช็คอินยืนยันตัวบุคคลได้อีกด้วย

S

Setting

รูปแบบของพื้นที่ที่แตกต่างกันภายในออฟฟิศ โดยมีจุดมุ่งหมายเพื่อสนับสนุนการทำงานหรือการมีปฏิสัมพันธ์ภายในออฟฟิศที่แตกต่างกัน เช่น ต้องมีพื้นที่ที่เน้นความสนุกสนาน หรือต้องการแรงบันดาลใจ เป็นต้น

Space Planning

การออกแบบพื้นที่สำนักงานก่อนย้ายออฟฟิศ ซึ่งเป็นขั้นตอนที่สำคัญที่เราควรมองเห็นถึงปัญหาหรือประเด็นต่างๆในออฟฟิศเดิมของเรา จากนั้นพิจารณาถึงพื้นที่ที่เราต้องการว่าควรมีขนาดเพิ่มขึ้นหรือลดลง โดยในขั้นตอนนี้รวมไปถึง อุปกรณ์ เฟอร์นิเจอร์ หรือสิ่งอื่นๆที่จำเป็นสำหรับพื้นที่สำนักงานในแบบดิจิตอลและพื้นที่จริง

T

Touchdown Spot

พื้นที่ในออฟฟิศที่พนักงานสามารถจัดประชุมได้รูปแบบอย่างไม่เป็นทางการได้ อาจจะเป็นการพูดคุย 2-3 คน หรืออาจจะเป็น Stand Up Meeting เป็นต้น โดยพื้นที่นี้จะมีอุปกรณ์ที่รองรับการประชุมในเบื้องต้น อย่างเช่น หน้าจอเพื่อใช้ประกอบการประชุม

U

Usage or Utilization

อัตราการใช้งานพื้นที่สำนักงานที่ถูกคำนวณเป็นเปอร์เซนต์ว่าพื้นที่ถูกใช้ไปกี่ชั่วโมงจากจำนวนชั่วโมงการทำงานทั้งหมด เพื่อเป็นข้อมูลในการปรับปรุงหรือพัฒนาในอนาคต

Recommended Posts