Hot Desk คือ

Hot Desk คืออะไร? มาทำความรู้จักกัน

ในปัจจุบันเทรนด์การทำงานที่เปลี่ยนไปอย่างรวดเร็วจากมือถือ หรือ โน้ตบุ๊คที่มีส่วนเข้ามาเกี่ยวข้องในการทำงานมากยิ่งขึ้น รวมไปถึงการตกแต่งออฟฟิศในรูปแบบที่เปิดมากยิ่งขึ้น ตอบรับเทรนด์ Modern Workplace หรือการขยายตลาดของ Co-Working Space ที่เพิ่มมากขึ้นเรื่อยๆ

เมื่อรูปแบบการทำงานมีการเปลี่ยนแปลง ทำให้รูปแบบการจัดสำนักงานเปลี่ยนไปเช่นเดียวกัน วันนี้เราจะมาทำความรู้จักกันครับว่า Hot Desk คืออะไร ? แล้วมีประโยชน์ต่อองค์กรอย่างไร ?

Hot Desk คืออะไร?

Hot Desk คือ รูปแบบการจัดพื้นที่สำนักงานโต๊ะส่วนกลาง ที่เน้นตอบโจทย์เรื่องของ Open Space และความยืดหยุ่นในการทำงานและอิสระของพนักงานมากยิ่งขึ้นโดยให้พนักงานในองค์กรสามารถมาใช้โต๊ะทำงานส่วนกลางในเวลาใดก็ได้ ตำแหน่งไหนก็ได้

สอดคล้องกับการทำงานในรูปแบบ Activity-based Working ส่งเสริมการทำงานร่วมกับในแต่ละแผนกมากยิ่งขึ้น

ทั้งนี้จำนวนโต๊ะ Hot Desk หรือแผนกที่เหมาะสมกับการใช้งาน Hot Desk ขึ้นอยู่กับรูปแบบและประเภทธุรกิจขององค์กรนั้นๆ

องค์กรควรสังเกตและเก็บข้อมูลเพื่อศึกษาการใช้งานโต๊ะทำงานของพนักงานว่าในแต่ละวันมีการใช้งานอย่างไร เพื่อที่จะสามารถมาตั้งเป้าทำอัตราส่วนระหว่างจำนวนโต๊ะ Hot Desk และจำนวนพนักงานในลำดับต่อไปได้

ประโยชน์ของ Hot Desk ?

  • พื้นที่สำนักงานมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น – ในปัจจุบันค่าเช่าพื้นที่สำนักงานมีอัตราค่าเช่าต่อตารางเมตรเพิ่มสูงขึ้นเรื่อยๆ การทำ Hot Desk ไม่ว่าจะเป็นการลดโต๊ะประจำของพนักงานในบางแผนก หรือการเปลี่ยนพื้นที่ว่างให้เป็นพื้นที่ส่วนกลางมากยิ่งขึ้น ซึ่งล้วนแล้วแต่ช่วยให้องค์กรสามารถใช้พื้นที่สำนักงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุด ส่งผลทำให้สามารถลดค่าใช้จ่ายในการเช่าพื้นที่ได้โดยการลดพื้นที่ส่วนเกิน หรือเป็นการเพิ่มพื้นที่ว่างเพื่อรองรับจำนวนพนักงานที่เพิ่มมากขึ้นเป็นต้น

  • เพิ่มการ Collaboration ที่มากยิ่งขึ้น – Hot Desk เป็นการเปิดอิสระให้กับพนักงานที่สามารถเลือกนั่งทำงานจากตำแหน่งไหนก็ได้ภายในออฟฟิศ นอกจากนี้เรายังสามารถรวมกลุ่มกับแผนกอื่นๆเพื่อมาทำงานร่วมกับ ตอบโจทย์เทรนด์การทำงานในรูปแบบ Activity-Based Working ส่งผลให้ Engagement ระหว่างพนักงานดีมากยิ่งขึ้น และยังเป็นการเพิ่ม Productivity ในการทำงานอีกด้วย

Hot Desk ใช้งานอย่างไร ?

Hot Desk เปิดให้พนักงานคนใดก้ได้สามารถใช้โต๊ะส่วนกลางซึ่งเป็นโต๊ะที่ไม่มีเจ้าของในเวลาใดก็ได้ โดยการใช้งานเป็นรูปแบบ First-come, First-Served ซึ่งโดยปกติโต๊ะส่วนกลางจะมาพร้อมกับปลั๊กไฟเพื่ออำนวยความสะดวกสบายให้กับพนักงา นอกจากนี้ยังองค์กรอาจจะที่ต้องเตรียม Locker ในกรณีที่พนักงานต้องการเก็บเอกสารบางอย่างอีกด้วย

ทำอย่างไรให้ Hot Desk มีประสิทธิภาพ ?

หัวใจของการทำ Hot Desk ให้มีประสิทธิภาพคือ “การนำเทคโนโลยีเข้าใช้เพื่อบริหารจัดการการจอง โต๊ะ Hot Desk อย่างมีประสิทธิภาพ” โดยต้องมั่นใจว่าเป็นระบบที่ใช้งานง่าย ในขณะเดียกันก็ต้องมีประสิทธิภาพและความเสถียรของระบบเช่นเดียวกัน

ระบบจองโต๊ะ Hot Desk ควรที่จะมี หน้าจอ Touchscreen เพื่อให้พนักงานสามารถจองโต๊ะส่วนกลางก่อนใช้งานได้ และควรที่จะรองรับการใช้งานจากมือถือเช่นเดียวกัน เพื่อเพิ่มความยืดหยุ่นในการใช้งานมากยิ่งขึ้น

นอกจากนี้ในส่วนของระบบควรถูกออกแบบตามหลักที่เหมาะสมสำหรับ Hot Desk เช่น การกำหนดสิทธิ์หรือกฏต่างๆ  หรือการยกเลิกการจองอัตโนมัติในกรณีที่ไม่มีผู้ใช้งาน เป็นต้น

 

Recommended Posts