ไขข้อสงสัย! “Hybrid Working” คืออะไร? สรุปครบ จบในที่เดียว

hybrid working

ไขข้อสงสัย! “Hybrid Working” คืออะไร? สรุปครบ จบในที่เดียว

hybrid working

ในช่วงเกือบสองปีที่ผ่านมาสถานการณ์แพร่ระบาด COVID-19 ได้ส่งผลกระทบต่อการใช้ชีวิตประจำวันของผู้คนในหลากหลายด้าน โดยเฉพาะวิถีชีวิตในโลกการทำงานที่เปลี่ยนไปอย่างมากทั้งในระยะสั้นและระยะยาว

จากเดิมออฟฟิศเป็นสถานที่ทำงานในทุกวันของใครหลายๆคน แต่ปัจจุบันสามารถทำงานได้จากหลากหลายแห่ง จึงเกิดเป็นเทรนด์การทำงานรูปแบบ Hybrid Working ที่กำลังได้รับความนิยมทั้งในไทยและต่างประเทศ แต่การเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ล้วนมาพร้อมกับความท้าทาย และไม่ได้ง่ายอย่างที่คิด

‘Hybrid Working’ คืออะไร?

hybrid workplace model

ภาพจาก CBRE, Global

Hybrid Working คือ รูปแบบการทำงานที่พนักงานสามารถเลือกทำงานได้ทั้งจากออฟฟิศ บ้าน Satelllite Office หรือจากที่ไหนก็ได้ (Remote Working) แทนที่การทำงานจะอยู่ในออฟฟิศเพียงแห่งเดียวเหมือนเมื่อก่อน เพื่อให้อิสระกับพนักงานได้มีทางเลือกในการทำงานมากขึ้น และเกิด Productivity สูงที่สุดภายใต้ นโยบาย Flexible Working Policy

ทำไม Hybrid Working ถึงได้รับความนิยม?

hybrid working survey

ภาพจาก Live by Asseco

บริษัทชั้นนำมากมายในต่างประเทศ อย่างเช่น Google, Dropbox, Uber หรือ Facebook ได้เริ่มปรับตัวมาเป็น Hybrid Working กันอย่างแพร่หลาย ซึ่งองค์กรต่างๆในประเทศไทยเทรนด์นี้กำลังได้รับความนิยมมากขึ้นเรื่อยๆเช่นเดียวกัน

แต่เมื่อเกิดการระบาด COVID-19 พนักงานทุกคนถูกบังคับให้ทำงานจากที่บ้าน เหลือเพียงคนที่จำเป็นต้องทำงานหลักในออฟฟิศ ซึ่งพิสูจน์ให้หลายองค์กรเห็นภาพมากยิ่งขึ้นว่า แผนกใดสามารถทำงานแบบ Remote Working ได้ หรือแผนกใดสามารถทำงานจากที่บ้านในบางวัน

ซึ่งการทำงานจากที่บ้าน (Work From Home) นั้นก็มีข้อดีอยู่หลายส่วน หลายองค์กรจึงหันมาพิจารณาปรับรูปแบบ Hybrid Working มากยิ่งขึ้น โดยดึงจุดเด่นของทั้งการทำงานจากที่บ้านและออฟฟิศเข้าด้วยกันออฟฟิศจะกลายเป็นสถานที่สำคัญสำหรับการทำงานร่วมกัน การประชุมร่วมกันระหว่างแผนก หรือการวางแผนงานต่างๆที่ต้องการไอเดียที่หลากหลาย เป็นต้น

องค์กรต่างๆ ได้เริ่มวางแผนกลยุทธ์แบบ Hybrid Working ทั้งในระยะสั้น อย่างเช่น การวางแผนในการกลับเข้ามาทำงาน (Return to Work) และสำหรับระยะยาวที่ตอบสนองความต้องการของพนักงานและสอดคล้องกับสถานการณ์ในปัจจุบัน

รูปแบบของการทำงานแบบ Hybrid

การทำงานแบบ Hybrid Working มีหลายรูปแบบขึ้นอยู่กับเป้าหมายของแต่ละองค์กร เราจึงนำตัวอย่างรูปแบบการทำงานบางส่วนที่พบบ่อยที่สุด

1. พนักงานมีอิสระในการเลือกสถานที่ทำงาน

ในบางองค์กร พนักงานนั้นมีอิสระในการตัดสินใจสำหรับการเข้ามาทำงานที่ออฟฟิศเมื่อใดก็ได้ 

เมื่อมีการทำงานในลักษณะนี้ทำให้องค์กรนั้นสามารถลดพื้นที่โต๊ะทำงานประจำลงแล้วเปลี่ยนมาเป็นโต๊ะทำงานส่วนกลางมากขึ้น ( Hot Desk ) เพื่อให้พนักงานสามารถที่จะเลือกสถานที่ทำงานได้อย่างอิสระ และเป็นการช่วยลดพื้นที่ที่ไม่ได้ใช้เปลี่ยนไปทำอย่างอื่นได้

กลยุทธ์นี้ใช้ได้ผลดีหากพนักงานนั้นมีระบบที่สามารถจองโต๊ะในวันที่ต้องการเข้ามาทำงานที่ออฟฟิศ ทำให้สามารถจองโต๊ะส่วนกลางเป็นไปอย่างมีระบบ ในขณะที่ด้านผู้ดูแลระบบ สามารถใช้ข้อมูลเชิงลึกของการใช้งานเพื่อดูว่าใครเข้ามาทำงานในออฟฟิศได้ตลอดเวลา

2. องค์กรมี Flexible Working Policy

flexible working policy

สำหรับบางองค์กร การทำงานในรูปแบบ Hybrid  นั้นยังคงต้องมีการกำหนดนโยบายในการเข้ามาทำงานของพนักงานจากผู้บริหารระดับสูง หรือ HR เพื่อให้สามารถติดตามพนักงานได้และเป็นระบบยิ่งขึ้น การกำหนดนโยบายบริษัทที่ใช้กับพนักงานทุกคนเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการจัดการงานแบบ Hybrid ในระยะยาวหรือสำหรับองค์กรขนาดใหญ่

โดยการกำหนดนโยบาย Flexible Working Policy หลักๆ ควรคำนึงถึง 2 ประเด็นใหญ่ๆ คือ 1) สถานที่ทำงานที่เหมาะสม 2) จำนวนวันที่เข้ามาทำงานในออฟฟิศ ซึ่งต้องพิจารณาให้เหมาะสมกับลักษณะการทำงานที่ส่งเสริมให้เกิด Productivity ของแต่ละบุคคลหรือแผนกมากที่สุด

ตัวอย่างเช่น บริษัท HubSpot ที่กำหนดนโยบายการทำงานแบบ Hybrid ให้กับพนักงานแต่ละคน แบ่งตามลักษณะงานและความเหมาะสม ซึ่งได้แบ่งออกเป็น 3 รูปแบบใหญ่ๆ

  • @office คือ ทำงานเฉพาะที่ออฟฟิศอย่างเดียว
  • @flex คือ เป็นการทำงานระยะไกลสลับกับการมาทำงานที่ออฟฟิศ
  • @home คือ การทำงานระยะไกลเป็นส่วนใหญ่

3. การสร้างสำนักงานย่อย (Satellite Office)

ภาพจาก The Spuzz

ในบางองค์กรนั้นจะมีการสร้างออฟฟิศย่อยๆ หรือ Satellite Office กระจายอยู่ในพื้นที่ต่างๆ กันเพื่อส่งเสริมการการทำงานแบบ Hybrid และเพื่อให้พนักงานสะดวกในการเข้าไปทำงานมากยิ่งขึ้น นอกเหนือจากการทำงานที่บ้านหรือสำนักงานใหญ่

วิธีนี้ช่วยให้พนักงานสามารถทำงานจากพื้นที่ที่ใกล้กับที่พักได้ ซึ่งจะช่วยให้ประหยัดค่าเดินทาง และระยะเวลาในการเดินทางลง ช่วยให้พนักงานมีประสิทธิภาพในการทำงานมากยิ่งขึ้น

หลายคนคาดการณ์ว่า Satellite Office จะได้รับความนิยมเพิ่มขึ้น เนื่องจากบริษัทต่างๆ มองหาการลดขนาดจากสำนักงานใหญ่ใจกลางเมือง เพื่อช่วยให้พนักงานสามารถมีอิสระในการทำงานจากระยะไกลที่ไม่จำเป็นต้องทำจากที่สำนักงานใหญ่และเป็นการเพิ่มโอกาสทางธุรกิจด้วยเช่นกัน

COVID-19 ตัวเร่งให้เกิด Hybrid Working

ภาพจาก Essex.gov.uk

การแพร่ระบาดของ COVID-19 นั้นทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงในเรื่องของการทำงานและสถานที่อย่างกระทันหัน และรวดเร็ว และเป็นตัวกระตุ้นให้องค์กรต้องหันมาปรับเปลี่ยนการทำงานใหม่ 

จากภาพ Diagram อธิบายไว้ว่าในช่วง Pre-COVID-19 ออฟฟิศจะเป็นสถานที่ทำงานประจำของทุกคน ซึ่งอาจจะมาการทำงานแบบ Remote บ้างเล็กน้อย แต่เมื่อเข้าสู่ในช่วงการระบาดของโรค (During COVID-19) ขึ้นทุกคนนั้นต้องเปลี่ยนไปทำงานจากที่บ้านแทน (Work from Home)

และในช่วงสุดท้าย คือช่วง Post-COVID-19 นั้นรูปแบบการทำงานนั้นจะเป็นการผสมผสานข้อดีของการทำงานทั้ง 2 แบบเข้าด้วยกัน ซึ่ง Hybrid Working Model นี้จะประกอบไปด้วย 3 สิ่งหลักๆ นั้นก็คือ

  1. People : ความต้องการของพนักงานต่อการทำงานในรูปแบบใหม่
  2. Place : สถานที่ตั้ง และพื้นที่ภายในออฟฟิศ ไม่ว่าจะเป็นการจัดผังภายในออฟฟิศให้สอดคล้องกับรูปแบบออฟฟิศที่เปลี่ยนไป อย่างเช่น Flexible Workplace หรือการสร้าง Satellite Office เป็นต้น
  3. Technology : เครื่องมือสำคัญที่จะช่วยให้องค์กรตัดสินใจได้อย่างแม่นยำมากยิ่งขึ้น ในการบริหารจัดการพื้นที่ภายในออฟฟิศทั้งหมดได้อย่างเป็นระบบพร้อม Insight Data

โดยปัจจัยในเหล่านี้จะเป็นกุญแจสำคัญที่ช่วยองค์กรในการปรับเปลี่ยน Hybrid Office ให้สมบูรณ์แบบและมีประสิทธิภาพสูงสุด

ประโยชน์ของ Hybrid Working

ภาพจาก Live by Asseco

การทำงานแบบ Hybrid นั้นจะช่วยให้องค์กรได้ประโยชน์มากมาย ในหลากหลายมิติทั้งในด้านของธุรกิจและพนักงาน

  1. Employee Flexibility
    การให้ทางเลือกในการทำงานแก่พนักงาน จะช่วยให้พนักงานมีอิสระ และพึงพอใจในงานได้ เนื่องจากสามารถเลือกพื้นทีที่เหมาะกับการทำงานของแต่ละคนได้อย่างเหมาะสมที่สุด
  1. Attract New Talent
    ดึงดูดพนักงานรุ่นใหม่ๆ ที่มีความสามารถให้อยากร่วมงานด้วย เนื่องจากสอดคล้องกับพฤติกรรมการทำงานของคนรุ่นใหม่ที่รักอิสระ และชอบในเทคโนโลยี
  1. Flexible Workplace
    องค์กรสามารถเปลี่ยนแปลงรูปแบบออฟฟิศให้เป็นรูปแบบ Flexible Workplace มากยิ่งขึ้น เพื่อส่งเสริมการทำงานในรูปแบบ Hybrid และ Productivity ในการทำงานของพนักงานให้ดียิ่งขึ้น
  1. Pandemic Prevention
    การทำงานแบบ Hybrid Working มีส่วนช่วยป้องกันการแพร่กระจายของ COVID-19 และช่วยให้องค์กรสามารถดำเนินธุรกิจต่อไปได้ในอนาคตหากเกิดโรคระบาดใหม่ขึ้น
  1. Maximize ROI Cost Saving สามารถลดค่าเช่าพื้นที่ของสำนักงานลงได้ เนื่องจากการทำงานรูปแบบ Hybrid นั้นจะทำให้ในอนาคตพื้นที่ในสำนักงานใหญ่นั้นจะมีขนาดเล็กลง แต่จะมีการเพิ่มสำนักงานย่อยๆ ตามพื้นที่ต่างๆ

เทคโนโลยีส่วนสำคัญในการสร้างประสบการณ์ที่ดีต่อ Hybrid Working

workplace plus

เมื่อการทำงานแบบ Hybrid Working ไม่ได้ถูกจำกัดเพียงออฟฟิศเพียงแห่งเดียวอีกต่อไป การบริหารจัดการคนและพื้นที่ในหลายๆแห่งจะเป็นเรื่องที่ยุ่งยากมากยิ่งขึ้น หากไม่มีระบบหรือเทคโนโลยีเข้ามาจัดการ

เทคโนโลยีจึงเป็นสิ่งที่หลายองค์กรหันมาให้ความสำคัญและลงทุน เพราะเทคโนโลยีจะช่วยให้การทำงานแบบ Hybrid Working เป็นระบบมากขึ้นผ่านระบบเดียว ลดเวลาในการจัดการของผู้ดูแลหรือแผนกที่เกี่ยวข้อง อย่างเช่นระบบ “Workplace Plus” แพลตฟอร์มที่จะช่วยให้องค์กรบริหารคนและพื้นที่ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ตอบโจทย์การทำงานแบบ Hybrid Working

โดย Workplace Plus จะประกอบไปด้วยหลากหลายโซลูชัน ไม่ว่าจะเป็น ระบบจองห้องประชุม ระบบจองโต๊ะส่วนกลาง ระบบ Smart Locker หรือระบบบันทึกผู้มาติดต่อ พร้อมทั้งช่วยให้องค์กรสามารถปรับ Flexible Working Policy ได้ตั้งแต่ระดับแผนก ไปจนถึงรายบุคคลและปรับปรุงนโยบายให้เหมาะสมได้จาก Data ในระบบ และสามารถเชื่อมต่อกับระบบ API และ 3rd Party องค์กรได้ รวมถึงฟีเจอร์อื่นๆ อีกมากมายที่รองรับและเติมเต็มการทำงานแบบ Hybrid ให้กับแต่ละองค์กรได้อย่างสมบูรณ์แบบ

สรุป

จะเห็นได้ว่าการทำงานแบบ Hybrid Working ทำให้พนักงานมีอิสระในการเลือกสถานที่ทำงานที่เกิด Productivity สูงที่สุด รวมถึงเป็นการเตรียมพร้อมสำหรับเหตุการณ์ในอนาคตหากมีการหยุดชะงัก เช่น การเกิดโรคระบาดครั้งใหม่ เป็นต้น การทำงานแบบ Hybrid จึงเป็นทางเลือกที่หลายองค์กรกำลังนำมาปรับใช้ ควบคู่กับการนำเทคโนโลยีอย่างเช่น Workplace Plus มาใช้บริหารจัดการพนักงานและพื้นที่ให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

Co Desk ระบบริหารพื้นที่ทำงานภายในออฟฟิศของคุณที่ตอบโจทย์ Hybrid Office รูปแบบออฟฟิศสมัยใหม่ในยุค New Normal สร้างเสริม Employees Experience ให้กับพนักงาน

สำหรับองค์กรใดที่สนใจต้องการนำเทคโนโลยีมาช่วยบริหารพื้นที่ทำงานได้อย่างเป็นระบบ สามารถติดต่อได้ที่ 096-9595-193 หรือ contact@exzy.me สามารถดูข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ Facebook : Co Desk Workplace

“Hybrid Office” คืออะไร? รู้จักนิยามออฟฟิศรูปแบบใหม่ในยุค COVID-19

"Hybrid Office" คืออะไร? ทำความรู้จักนิยามออฟฟิศรูปแบบใหม่ในยุค COVID-19

จากการแพร่ระบาดของ COVID-19 ส่งผลกระทบอย่างมากในเรื่องของพื้นที่ทำงานภายในออฟฟิศ เช่น การจัดโต๊ะทำงานที่ต้องเว้นระยะห่างมากขึ้น เพื่อตอบโจทย์ในเรื่องของ Social Distancing รวมไปถึงรูปแบบการทำงานที่เปลี่ยนไปส่งผลทำให้ออฟฟิศกลายมาเป็น “Hybrid Office” มากยิ่งขึ้นในปัจจุบันรวมถึงในอนาคตระยะยาวอีกด้วย 

บทความนี้จะชวนทุกคนมาทำความรู้จักกับ “Hybrid Office” ว่าคืออะไร มีข้อดีอย่างไร และทำไมองค์กรของคุณควรปรับเปลี่ยนไปในรูปแบบนี้

Hybrid Office คืออะไร?

Hybrid Office คือ รูปแบบออฟฟิศที่พนักงานบางส่วนทำงานจากที่ออฟฟิศ บางส่วนทำงานจากที่บ้านหรือสถานที่อื่นๆ โดยพนักงานมีอิสระในการเลือกเวลาและสถานที่ในการทำงานได้ด้วยตัวเอง โดยขึ้นอยู่กับลักษณะประเภทของงานด้วยเช่นกัน เช่น แผนกบัญชีหรือกฎหมาย อาจจะต้องทำงานจากที่ออฟฟิศแบบ Full-time เพื่อเรียกดูเอกสารมากมาย แต่ในขณะเดียวกัน แผนก Sales & Marketing อาจจะเข้าออฟฟิศเป็นบางเวลา เป็นต้น

COVID-19 และ Hybrid Office

นับตั้งแต่มีการระบาดของโรค COVID-19 เมื่อต้นปี 2020 ที่ผ่านมา บริษัทต่างๆจำเป็นที่จะต้องปรับตัวเพื่อให้ธุรกิจสามารถดำเนินต่อไปได้ ซึ่งจากการ Lockdown การเปลี่ยนแปลงที่สำคัญและเห็นได้ชัดเจนที่สุด คือ การที่องค์กรให้พนักงานทำงานจากที่บ้าน (Work From Home) แต่เมื่อข้อจำกัดหลายๆอย่างได้ผ่อนคลายมากขึ้น ปัจจุบันก็เริ่มมีการกลับเข้ามางานที่ออฟฟิศบางส่วน

หากมองในระยะยาว Hybrid Office อาจจะกลายเป็น Next Normal ในอนาคต หลายองค์กรจะมีการพิจารณาและออกนโยบาย Work From Home มากยิ่งขึ้นในปี 2022 เพื่อให้สามารถใช้ประโยชน์จากการทำงานออฟฟิศและการทำงานจากที่บ้านได้มากที่สุด

3 สิ่งที่จะช่วยให้คุณเริ่มต้น “Hybrid Office” อย่างถูกต้อง

1. จัดเตรียมนโยบายสำหรับ Hybrid Office

เริ่มต้นร่างนโยบายหรือแนวทางการทำงานในรูปแบบ Hybrid Office เพื่อสื่อสารไปยังพนักงานได้อย่างชัดเจน โดยในนโยบายควรจะประกอบไปด้วยหัวข้อต่างๆเหล่านี้
– กำหนดให้นโยบายให้ชัดเจนว่าใช้กับแผนกใดบ้างที่สามารถทำได้และแผนกใดที่ไม่สามารถทำได้
– กำหนดแนวทางการทำงานให้กับพนักงานชัดเจน อย่างเช่น พนักงานที่ทำงานแบบ Remote Working จำเป็นที่จะต้องเข้าออฟฟิศมากน้อยแค่ไหน นโยบายจำเป็นที่จะต้องกำหนดเป็นรายบุคคลหรือไม่? หรือจะมอบหมายให้หัวหน้าของแต่ละแผนกเป็นผู้จัดการ เวลาในการทำงานของการ Remote Working เริ่มตั้งแต่กี่โมงเป็นต้นไป สิ่งต่างๆเหล่านี้จะช่วยให้พนักงานเห็นภาพรวมและรู้กฎระเบียบมากยิ่งขึ้น
– จัดเตรียมในเรื่องของอุปกรณ์หรือสิ่งอื่นๆที่เกี่ยวข้องกับการทำงานของพนักงาน เช่น การ Remote เข้ามายังเครื่องคอมพิวเตอร์ในออฟฟิศ อุปกรณ์คอมพิวเตอร์สามารถนำกลับบ้านได้หรือไม่?  ช่องทางสื่อสาร VDO Conference เป็นต้น

2. ปรับผังพื้นที่ทำงานภายในออฟฟิศ

เมื่อมีพนักงานบางส่วนสามารถทำงานจากที่บ้าน องค์กรสามารถใช้โอกาสนี้ประเมินเรื่องความต้องการของพื้นที่ รวมถึงสามารถปรับลดพื้นที่โต๊ะทำงานประจำลงได้ และสามารถเพิ่มเป็นพื้นที่โต๊ะทำงานส่วนกลาง (Hot Desk) โดยเว้นระยะห่างโต๊ะทำงานเพื่อให้ตอบโจทย์ในเรื่องของ Social Distancing และรองรับการเข้ามาทำงานออฟฟิศบางวันของพนักงาน
โดยนิยามในออฟฟิศในอนาคตจะเป็นพื้นทื่สำหรับการทำงานร่วมกัน (Collaboration) มากยิ่งขึ้น ดังนั้นองค์กรควรจะพิจารณาว่ามีพื้นที่ที่ตอบโจทย์กับการทำงานของพนักงานเพียงพอแล้วหรือไม่

3. ลงทุนในเรื่องของเทคโนโลยีและเครื่องมือต่างๆ

การกำหนดนโยบายการทำงานแบบ Hybrid Working พร้อมกับผังที่นั่งให้เป็นโต๊ะส่วนกลางมากยิ่งขึ้นนั้น องค์กรสามารถลงทุนในเรื่องของการนำระบบบริหารพื้นที่ทำงาน (Workplace Management System) อย่างเช่น ระบบ Co Desk ป็นต้น ระบบที่จะช่วยทำให้องค์กรสามารถโต๊ะทำงานส่วนกลางได้อย่างเป็นระบบ พนักงานที่จะเข้ามาทำงานที่ออฟฟิศ สามารถจองโต๊ะทำงานส่วนกลางล่วงหน้าได้อย่างง่ายดายผ่านมือถือ รวมถึงผู้ดูแลระบบสามารถตรวจสอบ 14 วันย้อนหลังได้หากพบผู้ติดเชื้อภายในออฟฟิศ ทำให้การสื่อสารหรือการป้องกันความเสี่ยงต่างๆ ปลอดภัย รวดเร็วมากยิ่งขึ้น

เทคโนโลยีและเครื่องมือต่างๆเหล่านี้จะช่วยส่งผลคุ้มค่าให้กับองค์กรทั้งในระยะสั้นและระยะยาว ทำให้องค์กรสามารถบริหารพื้นที่ทำงานได้อย่างเป็นระบบ รวมถึงรองรับรูปแบบออฟฟิศหรือการทำงานใหม่ๆในอนาคตอีกด้วย

ประโยชน์ของการทำ Hybrid Office

การปรับออฟฟิศในรูปแบบ Hybrid Office มีประโยชน์มากมายทั้งพนักงานและองค์กร ดังนี้

productivity

1. Productivity สูงขึ้น

การทำงานจากที่บ้านเมื่อมีสิ่งรบกวนจากสถานที่ทำงานน้อยลงส่งผลทำให้สามารถโฟกัสงานได้ดียิ่งขึ้น และสดชื่นจากการพักเบรคมากยิ่งขึ้น

2. ความเครียดลดน้อยลง

จากการทำงานที่บ้านสลับกับการทำงานที่ออฟฟิศในบางเวลา ส่งผลทำให้พนักงานมีความเครียดน้อยลง จากการลดเวลาการเดินทาง ความวุ่นวายจากการจราจร เป็นต้น

3. ประหยัดค่าใช้จ่าย

Hybrid Office ส่งผลทำให้พนักงานสามารถประหยัดค่าใช้จ่ายจากการเดินทาง รวมถึงองค์กรก็สามารถประหยัดจากค่าใช้จ่ายต่างๆสำหรับพนักงานลงได้

อนาคตของ Hybrid Office

ปัจจุบันในปี 2021 เรายังอยู่ในช่วงการ Transition หรือการเปลี่ยนผ่านจากเดิมที่จะเป็นการทำงานในรูปแบบ “Office-based” กลายมาเป็น “Hybrid Working” มากยิ่งขึ้น เมื่อสถานการณ์ต่างๆดีขึ้น ตัวเลขผู้ติดเชื้อ COVID-19 เริ่มลดลง หลายองค์กรจะเริ่มมีการปรับตัวมากยิ่งขึ้น ซึ่งในระหว่างนี้หลายองค์กรกำลังอยู่ในช่วงการวางแผน รวมถึงกำหนดนโยบายต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นในเรื่องของรูปแบบการทำงานที่เปลี่ยนไป รวมถึงสถานที่ทำงานของพนักงานที่ในอนาคตจะไม่ได้มีเพียงแค่ออฟฟิศเพียงแห่งเดียวอีกต่อไป เป้าหมายมุ่งสู่ New Normal ครั้งใหม่ที่เป็นประโยชน์ต่อทุกฝ่าย ไม่ว่าจะเป็นพนักงานหรือองค์กร เป็นต้น

Co Desk ระบบริหารพื้นที่ทำงานภายในออฟฟิศของคุณที่ตอบโจทย์ Hybrid Office รูปแบบออฟฟิศสมัยใหม่ในยุค New Normal สำหรับองค์กรใดที่สนใจต้องการนำเทคโนโลยีมาช่วยบริหารพื้นที่ทำงานได้อย่างเป็นระบบ สามารถติดต่อได้ที่ 096-9595-193 หรือ contact@exzy.me สามารถดูข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ Facebook : Co Desk Workplace

มาทำความรู้จักกับ Satellite Office คืออะไร ? และมีข้อดีอย่างไร ?

มาทำความรู้จักกับ Satellite Office คืออะไร ? และมีข้อดีอย่างไร ?

การเติบโตเป็นเป้าหมายหลักของธุรกิจแทบทุกประเภทซึ่งการเติบโตที่ว่านี้ ส่งผลให้หลายองค์กรต้องเริ่มพิจารณาแล้วว่าจะอยู่ที่เดิมหรือว่าจะย้ายออฟฟิศไปสถานที่แห่งใหม่ที่ดีกว่าและตรงกับความต้องการที่มากกว่า

แต่การย้ายออกจากสำนักงานใหญ่ก็มีค่าใช้จ่ายที่สูงและมีขั้นตอนที่ซับซ้อนยุ่งยากมากมายเช่นเดียวกัน โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อต้องย้ายไปอยู่ที่นอกเมืองกว่าเดิมด้วย เป็นต้น

จึงเป็นที่มาของรูปแบบออฟฟิศแบบใหม่ขึ้นมาเรียกว่า “Satellite Office”

ซึ่ง Satellite Office เป็นทางเลือกที่ตอบโจทย์มากยิ่งขึ้น เพราะสามารถช่วยให้ บริษัท ของคุณขยายตัวได้โดยไม่ต้องย้ายสำนักงานใหญ่ในปัจจุบัน

Satellite Office คืออะไร ?

Satellite Office คือ ออฟฟิศสำนักงานสาขาย่อย ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของสำนักงานใหญ่ที่อยู่ในบริเวณที่แตกต่างกัน โดยจะมีตำแหน่งที่ตั้งไม่ไกลจากสำนักงานใหญ่มากนัก การมี Satellite Office ช่วยให้องค์กรสามารถขยายการดำเนินงานไปยังพื้นที่ใหม่ๆ โดยไม่จำเป็นต้องลงทุนในสำนักงานขนาดใหญ่ ซึ่งเป็นประโยชน์อย่างมากในการเข้าถึงตลาดใหม่ หรือการให้บริการลูกค้าในพื้นที่ห่างไกล

Satellite Office มักจะมีขนาดเล็กกว่าสำนักงานใหญ่และมีพนักงานจำนวนน้อยกว่า แต่ยังคงสามารถดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ด้วยการใช้เทคโนโลยีการสื่อสารสมัยใหม่เชื่อมต่อกับสำนักงานใหญ่ นอกจากนี้ Satellite Office ยังช่วยลดต้นทุนการเดินทางของพนักงาน และเพิ่มความยืดหยุ่นในการทำงาน ซึ่งสอดคล้องกับแนวโน้มการทำงานแบบ remote หรือ hybrid ที่กำลังเป็นที่นิยมในปัจจุบัน

5 ข้อดีของการมี Satellite Office ?

บางธุรกิจอาจจะมองว่าการทำ Satellite Office ยังเป็นเรื่องที่ไม่จำเป็น เราจึงอยากให้คุณได้ลองพิจารณา 5 ข้อดีของการมี Satellite Office

1. ประหยัดค่าใช้จ่าย

การมี Satellite Office ช่วยลดค่าเช่าและค่าสาธารณูปโภคลงอย่างมาก เมื่อเทียบกับการเช่าพื้นที่สำนักงานขนาดใหญ่ในย่านธุรกิจ นอกจากนี้ยังช่วยประหยัดค่าเดินทางของพนักงาน เนื่องจากสามารถเลือกทำเลที่ใกล้แหล่งชุมชนได้
บริษัทสามารถนำเงินที่ประหยัดได้ไปลงทุนในด้านอื่นๆ เช่น การพัฒนาผลิตภัณฑ์ การฝึกอบรมพนักงาน หรือการทำการตลาด ซึ่งจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและความสามารถในการแข่งขันของธุรกิจในระยะยาว

2. ตอบรับกับเหตุการณ์ไม่แน่นอน

Satellite Office ช่วยให้ธุรกิจมีความยืดหยุ่นสูงในการรับมือกับสถานการณ์ที่ไม่คาดคิด เช่น ภัยธรรมชาติ หรือการระบาดของโรค โดยสามารถกระจายความเสี่ยงและไม่พึ่งพาสำนักงานใหญ่เพียงแห่งเดียว

นอกจากนี้ ยังช่วยให้บริษัทปรับตัวได้ง่ายต่อการเปลี่ยนแปลงของตลาดและความต้องการของลูกค้า สามารถขยายหรือลดขนาดธุรกิจได้อย่างรวดเร็ว โดยไม่ต้องลงทุนสูงในการย้ายหรือปรับปรุงสำนักงานใหญ่

3. ง่ายต่อการจ้างพนักงานใหม่ๆ

การมี Satellite Office ในหลายพื้นที่ช่วยขยายโอกาสในการสรรหาบุคลากรที่มีความสามารถ โดยไม่จำกัดอยู่เฉพาะในพื้นที่ใดพื้นที่หนึ่ง ทำให้เข้าถึงกลุ่มคนที่มีทักษะหลากหลายและมีประสบการณ์แตกต่างกัน

อีกทั้งยังช่วยดึงดูดพนักงานที่ต้องการความสมดุลระหว่างชีวิตและการทำงาน โดยลดเวลาในการเดินทาง และเพิ่มความยืดหยุ่นในการทำงาน ส่งผลให้พนักงานมีความพึงพอใจและประสิทธิภาพในการทำงานสูงขึ้น

4. สร้างความเป็นมืออาชีพให้กับธุรกิจของคุณ

การมี Satellite Office แสดงถึงการเติบโตและความมั่นคงของธุรกิจ สร้างภาพลักษณ์ที่น่าเชื่อถือในสายตาของลูกค้าและพันธมิตรทางธุรกิจ โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลาง

นอกจากนี้ ยังช่วยเพิ่มโอกาสในการขยายฐานลูกค้าและเครือข่ายธุรกิจในพื้นที่ใหม่ๆ ทำให้บริษัทสามารถเข้าถึงตลาดและโอกาสทางธุรกิจที่หลากหลายมากขึ้น ส่งผลดีต่อการเติบโตในระยะยาว

5. ใช้ตำแหน่งที่ตั้งให้เป็นประโยชน์

การมี Satellite Office ในหลายพื้นที่ช่วยให้ธุรกิจสามารถเข้าถึงลูกค้าได้อย่างทั่วถึง ลดระยะทางและเวลาในการให้บริการ ทำให้สามารถตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้รวดเร็วและมีประสิทธิภาพมากขึ้น

นอกจากนี้ ยังช่วยให้บริษัทเข้าใจความต้องการเฉพาะของแต่ละพื้นที่ได้ดียิ่งขึ้น สามารถปรับกลยุทธ์ทางการตลาดและผลิตภัณฑ์ให้เหมาะสมกับแต่ละท้องถิ่น เพิ่มโอกาสในการแข่งขันและสร้างความได้เปรียบทางธุรกิจ

Satellite Office เหมาะกับออฟฟิศของคุณหรือไม่ ?

ในขณะที่ธุรกิจของคุณกำลังเติบโต การนำคอนเซ็ปต์ Satellite Office มาใช้ในออฟฟิศของคุณนั้นมีประโยชน์มากมายหลายข้อด้วยกัน โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อเป้าหมายของคุณต้องการเพิ่มความพึงพอใจให้กับลูกค้าของคุณและตอบสนองความต้องการของพนักงาน

ในขณะที่คุณกำลังทบทวนเป้าหมายในธุรกิจของคุณและกำลังมองหาทางเลือก ลองคิดดูว่า Satellite Office รูปแบบไหนที่จะเหมาะสมกับธุรกิจของคุณมากที่สุด

ในส่วนของ ระบบ Co Desk ระบบบริหารพื้นที่สำนักงานเต็มรูปแบบที่ถูกสร้างขึ้นมาเพื่อตอบโจทย์กับรูปแบบบริษัท Satellite Office ไม่ว่าจะเป็นการเข้าใช้พื้นที่สำนักงานใหญ่ หรือสำนักงานย่อยก็ตาม พนักงานจะได้รับประสบการณ์การใช้งานพื้นที่ในออฟฟิศอย่างเต็มประสิทธิภาพและเป็นระบบ

ในขณะเดียวกันองค์กรก็สามารถเห็นตัวเลขการใช้งานในแต่ละพื้นที่ได้อย่างชัดเจน ส่งผลให้การปรับปรุง เปลี่ยนแปลงเกี่ยวกับพื้นที่สำนักงานในอนาคต สามารถใช้ข้อมูลการใช้งานจริงได้ทันที ไม่ต้องคาดเดาอีกต่อไป ส่งเสริมองค์กรให้เป็นในรูปแบบ “Digital Workplace Experience” อย่างเต็มรูปแบบ

หากคุณต้องการคำแนะนำในเรื่องการนำเทคโนโลยีมาประยุกต์กับพื้นที่สำนักงานในออฟฟิศของคุณ สามารถติดต่อมาได้ที่ 096-9595-193 หรือ contact@exzy.me ทางเรายินดีให้บริการให้คำแนะนำและคำปรึกษาต่างๆที่เหมาะสมสำหรับออฟฟิศของคุณ

4 เทคโนโลยีสำคัญสำหรับการทำงานรูปแบบ Activity-Based Working

4 เทคโนโลยีสำหรับ Activity Based Working (ABW)

4 เทคโนโลยีสำคัญสำหรับการทำงานรูปแบบ Activity-Based Working

ในปัจจุบัน พื้นที่สำนักงานมีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วไปสู่ความทันสมัยมากยิ่งขึ้น โดยออฟฟิศในปัจจุบันต่างก็มองหาที่จะปรับปรุงพื้นที่สำนักงานของตัวเองอย่างต่อเนื่อง เพื่อใช้พื้นที่ให้เกิดประโยชน์สูงสุด ด้วยเทรนด์รูปแบบการทำงานที่เปลี่ยนไปที่เน้นการทำงานร่วมกันในแต่ละแผนกมากยิ่งขึ้น หรือรูปแบบที่เรียกว่า Activity-Based Working ส่งผลให้การออกแบบพื้นที่สำนักงานได้เปลี่ยนไปเป็นการปรับพื้นที่ทำงานร่วมกัน (Shared Workspaces) 

จากการศึกษาพบว่า องค์กรสามารถปรับลดการใช้พื้นที่สำนักงานโดยรวมได้มากถึง 30% จากการใช้พื้นที่ทำงานร่วมกัน แต่การไม่มีโต๊ะทำงานประจำก็นำมาสู่ถึงความท้าทายเช่นเดียวกัน เพราะจำเป็นที่จะต้องมีระบบซอฟต์แวร์และอุปกรณ์เข้ามาเสริมและจัดการเพื่อให้ง่ายต่อพนักงานในการหาโต๊ะทำงาน จองโต๊ะทำงาน หรือแม้แต่การหาตำแหน่งโต๊ะของเพื่อนร่วมงาน เป็นต้น

วันนี้ทีมงาน Co Desk อยากพาทุกท่านไปพบกับ 4 เทคโนโลยีสำคัญสำหรับออฟฟิศที่ต้องการจะเริ่มปรับเป็นการทำงานรูปแบบ Activity-Based Working

1. บริหารพื้นที่อย่างมีประสิทธิภาพด้วยระบบจองโต๊ะ Hot Desk

เรื่องนี้เป็นเรื่องที่สำคัญที่คุณจำเป็นที่จะพิจารณาถึงระบบซอฟต์แวร์และอุปกรณ์ที่ทำให้พนักงานสามารถจองโต๊ะทำงานได้อย่างง่ายดายและมีประสิทธิภาพ โดยก่อนเลือกระบบมาใช้ภายในบริษัท คุณควรที่จะต้องตอบคำถามเหล่านี้ให้ได้ก่อน ไม่ว่าจะเป็น การใช้งานผ่านหลากหลายอุปกรณ์ของระบบ เช่น สามารถรองรับการใช้งานผ่านมือถือได้หรือไม่ หรือว่าจะต้องใช้โน้ตบุ๊คในการใช้งานอย่างเดียวเป็นต้น ระบบนี้จำเป็นที่จะต้องมีระบบนำทางภายในบริษัท (Indoor Navigation) หรือไม่? โต๊ะทำงานส่วนกลางที่องค์กรจัดสรรไว้ให้ สามารถจองล่วงหน้าหรือว่าจองจากหน้าจอขนาดเล็กตรงโต๊ะทำงาน เป็นต้น

ก่อนที่จะเริ่มมองหาระบบจองโต๊ะ คุณควรที่จะต้องชัดเจนถึงความต้องการของพนักงานในออฟฟิศของคุณเสียก่อน ซึ่งบางออฟฟิศ การจองการใช้งานผ่านทาง Calendar ในระบบอีเมลอาจจะเพียงพอแล้ว แต่ในบางออฟฟิศ การที่นำระบบระดับองค์กรมาใช้ พร้อมกับหน้าจออุปกรณ์ต่างๆ อาจจะเป็นเรื่องที่จำเป็นก็ได้ ในปัจจุบัน ระบบจองพื้นที่ทำงานส่วนกลางมีให้เลือกสรรมากมาย ซึ่งจำเป็นอย่างยิ่งที่คุณจะต้องเลือกให้เหมาะกับรูปแบบของออฟฟิศของคุณ แต่อย่าลืมที่จะมองเผื่อในอนาคตไว้ด้วย หากมีการขยายพื้นที่ทำงานส่วนกลาง

ระบบจองโต๊ะทำงานส่วนกลางของ CO Desk นั้นทำงานผ่านการเชื่อมต่ออัตโนมัติเข้ากับปฏิทินในระบบอีเมลของออฟฟิศของคุณ ซึ่งมาพร้อมกับหน้าจอทัชสกรีนขนาดใหญ่ พร้อมด้วยแผนที่ ที่จะช่วยให้คุณสามารถ หาตำแหน่งที่ว่าง จองโต๊ะที่ต้องการ หรือแม้กระทั่งหาตำแหน่งเพื่อนของร่วมงานคนอื่นๆก็สามารถทำได้อย่างง่ายดาย โดยระบบยังสามารถรองรับการใช้งานผ่านมือถือ ทำให้การจองโต๊ะทำงานส่วนกลางในออฟฟิศทำได้จากที่ใด เวลาใดก็ได้

2. ชีวิตง่ายขึ้นด้วยเทคโนโลยี Internet of Things (IoT) และ Sensors

นอกจากระบบซอฟต์แวร์ที่ช่วยให้การใช้งานทุกอย่างง่ายดายแล้วนั้น เราสามารถต่อยอดความอัจฉริยะของระบบได้มากยิ่งขึ้น ด้วยการเชื่อมต่อกับเซนเซอร์ต่างๆได้ เช่น การนำเซนเซอร์มาเชื่อมต่อกับระบบรางปลั๊กไฟในแต่ละโต๊ะทำงาน โดยมีหลักการทำงานคือ ในกรณีที่พนักงานได้ทำการเช็คอินเพื่อยืนยันการใช้งานโต๊ะ Hot Desk จากนั้นระบบจะทำงานเชื่อมต่อกับระบบรางปลั๊กไฟ ทำให้พนักงานชาร์จโน้ตบุ๊คหรือโทรศัพท์มือถือได้ เป็นต้น 

3. อุปกรณ์หน้าจอขนาดเล็กที่มาพร้อมความสามารถล้นเหลือ

นอกจากระบบที่มีประสิทธิภาพพร้อมกับหน้าจอทัชสกรีนขนาดใหญ่แล้ว ออฟฟิศที่ปรับรูปแบบการทำงานภายในเป็นแบบ Activity-Based Working ยังต้องการความยืดหยุ่นที่มากขึ้นกว่าเดิม โดยการใช้หน้าจอ (Panel) ขนาดเล็กนี้ติดไว้บนโต๊ะทำงานส่วนกลาง (Hot Desk) ทุกโต๊ะ ซึ่งทำหน้าที่เพื่อบอกสถานะของโต๊ะนี้ว่าว่างหรือไม่ว่าง นอกจากนี้เรายังสามารถเข้าใช้งานโต๊ะนั้นๆได้อย่างง่ายดายได้อีกด้วย

ในกรณีที่ผู้จองโต๊ะทำการจองเข้ามา แต่ไม่ได้เข้ามายืนยันการใช้งานผ่านระบบในระยะเวลาที่กำหนด อุปกรณ์นี้สามารถตรวจสอบและทำการปล่อยสถานะให้เป็นว่างได้โดยอัตโนมัติอีกด้วย ซึ่งโดยทั่วไปอุปกรณ์นี้จะรองรับการใช้งานผ่านเทคโนโลยี RFID ผ่านบัตรพนักงานเพื่อใช้ในการยืนยันตัวบุคคล ทำให้การเข้าใช้งานโต๊ะทำงานสะดวกและรวดเร็วมากยิ่งขึ้น

4. ปรับปรุงพื้นที่สำนักงานด้วยตัวเลขรายงานการใช้งานอย่างเต็มรูปแบบ

ในช่วงสองสามปีที่ผ่านมา หลายออฟฟิศให้ความสนใจในการนำเทคโนโลยี หรือระบบต่างๆ เพื่อมาเก็บตัวเลขการใช้งานพื้นที่ต่างๆเช่น ห้องประชุม โต๊ะทำงานส่วนกลาง(Hot Desk) มาเพื่อสังเกตพฤติกรรมการใช้พื้นที่สำนักงานของพนักงาน และนำไปวางแผนปรับปรุงพื้นที่ให้ดียิ่งขึ้น ซึ่งข้อมูลที่ได้จากระบบตรงนี้จะช่วยให้เราไม่ต้องคาดเดาอีกต่อไป ทำให้ทิศทางของการปรับปรุงพื้นที่เป็นไปได้อย่างถุกต้องมากยิ่งขึ้น

จากข้อมูลที่ได้ จะทำให้องค์กรสามารถวิเคราะห์สถิติการใช้งานในแต่ละช่วงเวลาได้ ทำให้ทราบถึงขนาดพื้นที่ส่วนกลางที่เหมาะสมสำหรับองค์กร ซึ่งอาจส่งผลทำให้ออฟฟิศสามารถลดการเช่าพื้นที่สำนักงานลงได้จากการปรับรูปแบบการทำงาน รวมไปถึงการใช้ระบบที่สามารถเก็บข้อมูลการใช้งานได้อย่างละเอียด เป็นต้น

จาก 4 เทคโนโลยีที่กล่าวมาข้างต้น ระบบจองโต๊ะทำงานส่วนกลาง CO Desk สามารถตอบโจทย์ได้อย่างครบถ้วน ทำให้การทำงานในรูปแบบใหม่ในออฟฟิศเป็นไปอย่างมีระบบและช่วยส่งเสริมให้พนักงานมี Productivity ที่ดียิ่งขึ้นอีกด้วย หากบริษัทใดสนใจที่จะนำระบบ CO Desk ไปใช้บริหารจัดการพื้นที่สำนักงานในออฟฟิศของคุณ สามารถติดต่อเพื่อนำเสนอโซลูชันได้เลยครับ

Hot Desk คืออะไร? มาทำความรู้จักกัน

Hot Desk คือ

Hot Desk คืออะไร? มาทำความรู้จักกัน

ในปัจจุบันเทรนด์การทำงานที่เปลี่ยนไปอย่างรวดเร็วจากมือถือ หรือ โน้ตบุ๊คที่มีส่วนเข้ามาเกี่ยวข้องในการทำงานมากยิ่งขึ้น รวมไปถึงการตกแต่งออฟฟิศในรูปแบบที่เปิดมากยิ่งขึ้น ตอบรับเทรนด์ Modern Workplace หรือการขยายตลาดของ Co-Working Space ที่เพิ่มมากขึ้นเรื่อยๆ

เมื่อรูปแบบการทำงานมีการเปลี่ยนแปลง ทำให้รูปแบบการจัดสำนักงานเปลี่ยนไปเช่นเดียวกัน วันนี้เราจะมาทำความรู้จักกันครับว่า Hot Desk คืออะไร ? แล้วมีประโยชน์ต่อองค์กรอย่างไร ?

Hot Desk คืออะไร?

Hot Desk คือ รูปแบบการจัดพื้นที่สำนักงานโต๊ะส่วนกลาง ที่เน้นตอบโจทย์เรื่องของ Open Space และความยืดหยุ่นในการทำงานและอิสระของพนักงานมากยิ่งขึ้นโดยให้พนักงานในองค์กรสามารถมาใช้โต๊ะทำงานส่วนกลางในเวลาใดก็ได้ ตำแหน่งไหนก็ได้

สอดคล้องกับการทำงานในรูปแบบ Activity-based Working ส่งเสริมการทำงานร่วมกับในแต่ละแผนกมากยิ่งขึ้น

ทั้งนี้จำนวนโต๊ะ Hot Desk หรือแผนกที่เหมาะสมกับการใช้งาน Hot Desk ขึ้นอยู่กับรูปแบบและประเภทธุรกิจขององค์กรนั้นๆ

องค์กรควรสังเกตและเก็บข้อมูลเพื่อศึกษาการใช้งานโต๊ะทำงานของพนักงานว่าในแต่ละวันมีการใช้งานอย่างไร เพื่อที่จะสามารถมาตั้งเป้าทำอัตราส่วนระหว่างจำนวนโต๊ะ Hot Desk และจำนวนพนักงานในลำดับต่อไปได้

ประโยชน์ของ Hot Desk ?

  1. ใช้พื้นที่สำนักงานมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
    ในปัจจุบันค่าเช่าพื้นที่สำนักงานมีอัตราค่าเช่าต่อตารางเมตรเพิ่มสูงขึ้นเรื่อยๆ การทำ Hot Desk ไม่ว่าจะเป็นการลดโต๊ะประจำของพนักงานในบางแผนก หรือการเปลี่ยนพื้นที่ว่างให้เป็นพื้นที่ส่วนกลางมากยิ่งขึ้น ซึ่งล้วนแล้วแต่ช่วยให้องค์กรสามารถใช้พื้นที่สำนักงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุด ส่งผลทำให้สามารถลดค่าใช้จ่ายในการเช่าพื้นที่ได้โดยการลดพื้นที่ส่วนเกิน หรือเป็นการเพิ่มพื้นที่ว่างเพื่อรองรับจำนวนพนักงานที่เพิ่มมากขึ้นเป็นต้น

  2. เพิ่มการ Collaboration ที่มากยิ่งขึ้น
    Hot Desk เป็นการเปิดอิสระให้กับพนักงานที่สามารถเลือกนั่งทำงานจากตำแหน่งไหนก็ได้ภายในออฟฟิศ นอกจากนี้เรายังสามารถรวมกลุ่มกับแผนกอื่นๆเพื่อมาทำงานร่วมกับ ตอบโจทย์เทรนด์การทำงานในรูปแบบ Activity-Based Working ส่งผลให้ Engagement ระหว่างพนักงานดีมากยิ่งขึ้น และยังเป็นการเพิ่ม Productivity ในการทำงานอีกด้วย

  3. ลดค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน
    Hot Desk ช่วยลดค่าใช้จ่ายด้านอสังหาริมทรัพย์และสาธารณูปโภค เนื่องจากใช้พื้นที่น้อยลงแต่รองรับพนักงานได้มากขึ้น นอกจากนี้ ยังลดค่าใช้จ่ายในการจัดซื้ออุปกรณ์สำนักงานส่วนตัว เช่น คอมพิวเตอร์ โต๊ะ เก้าอี้ เนื่องจากทรัพยากรถูกใช้ร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

  4. เพิ่มความยืดหยุ่นในการทำงาน
    ระบบ Hot Desk สนับสนุนรูปแบบการทำงานที่ยืดหยุ่น พนักงานสามารถเลือกที่นั่งทำงานได้ตามความต้องการและลักษณะงานในแต่ละวัน ส่งเสริมการทำงานแบบ Remote หรือ Hybrid ได้ง่ายขึ้น ทำให้พนักงานมีอิสระในการจัดการเวลาและสถานที่ทำงาน ซึ่งช่วยเพิ่มความพึงพอใจและประสิทธิภาพในการทำงาน

  5. ส่งเสริมนวัตกรรมและความคิดสร้างสรรค์
    การไม่มีโต๊ะประจำกระตุ้นให้พนักงานปรับตัวและคิดนอกกรอบ การพบปะผู้คนใหม่ๆ ทุกวันเปิดโอกาสให้เกิดการแลกเปลี่ยนไอเดียและมุมมองที่หลากหลาย นำไปสู่การเกิดนวัตกรรมและโซลูชั่นใหม่ๆ ในองค์กร สภาพแวดล้อมที่เปลี่ยนแปลงตลอดเวลายังช่วยกระตุ้นความคิดสร้างสรรค์อีกด้วย

Hot Desk ใช้งานอย่างไร ?

Hot Desk เป็นระบบที่เปิดโอกาสให้พนักงานทุกคนสามารถใช้โต๊ะส่วนกลางได้อย่างอิสระ โดยไม่มีการกำหนดเจ้าของประจำ การใช้งานเป็นไปตามหลัก “มาก่อน ได้ก่อน” หรือ First-come, First-served ซึ่งช่วยเพิ่มความยืดหยุ่นในการทำงานและส่งเสริมการปฏิสัมพันธ์ระหว่างพนักงานต่างแผนก โต๊ะส่วนกลางเหล่านี้มักจะถูกออกแบบมาให้รองรับการใช้งานที่หลากหลาย พร้อมด้วยปลั๊กไฟและอุปกรณ์อำนวยความสะดวกต่างๆ เพื่อให้พนักงานสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด

นอกจากนี้ องค์กรที่นำระบบ Hot Desk มาใช้มักจะจัดเตรียม Locker หรือตู้เก็บของส่วนตัวให้กับพนักงาน เพื่อเป็นที่เก็บเอกสารสำคัญหรืออุปกรณ์การทำงานที่จำเป็น ซึ่งช่วยลดความกังวลเรื่องความปลอดภัยของทรัพย์สินส่วนตัว และทำให้การเปลี่ยนโต๊ะทำงานเป็นไปอย่างสะดวกรวดเร็ว ระบบ Hot Desk นี้ไม่เพียงแต่ช่วยประหยัดพื้นที่สำนักงานและลดค่าใช้จ่ายเท่านั้น แต่ยังส่งเสริมวัฒนธรรมการทำงานแบบยืดหยุ่นและเพิ่มประสิทธิภาพในการใช้ทรัพยากรขององค์กรอีกด้วย

ทำอย่างไรให้ Hot Desk มีประสิทธิภาพ ?

หัวใจของการทำ Hot Desk ให้มีประสิทธิภาพคือ “การนำเทคโนโลยีเข้าใช้เพื่อบริหารจัดการการจอง โต๊ะ Hot Desk อย่างมีประสิทธิภาพ” โดยต้องมั่นใจว่าเป็นระบบที่ใช้งานง่าย ในขณะเดียกันก็ต้องมีประสิทธิภาพและความเสถียรของระบบเช่นเดียวกัน

ระบบจองโต๊ะ Hot Desk ควรที่จะมี หน้าจอ Touchscreen เพื่อให้พนักงานสามารถจองโต๊ะส่วนกลางก่อนใช้งานได้ และควรที่จะรองรับการใช้งานจากมือถือเช่นเดียวกัน เพื่อเพิ่มความยืดหยุ่นในการใช้งานมากยิ่งขึ้น

นอกจากนี้ในส่วนของระบบควรถูกออกแบบตามหลักที่เหมาะสมสำหรับ Hot Desk เช่น การกำหนดสิทธิ์หรือกฏต่างๆ  หรือการยกเลิกการจองอัตโนมัติในกรณีที่ไม่มีผู้ใช้งาน เป็นต้น

องค์กรใดที่สนใจต้องการปรับรูปแบบพื้นที่ทำงานภายในออฟฟิศให้เป็นในรูปแบบ Hot Desk ตอบรับกับเทรนด์ออฟฟิศยุคใหม่อย่าง Hybrid Office สามารถติดต่อได้ที่เบอร์ 095-9191-963 หรืออีเมล contact@exzy.me มีทีมงานที่พร้อมและมีความเชี่ยวชาญที่จะคอยให้คำแนะนำและคำปรึกษาสิ่งที่ดีที่สุดสำหรับความต้องการของทุกองค์กร

มารู้จักคำศัพท์เกี่ยวกับ Hot Desk เพื่อก้าวทันเทรนด์สำนักงานยุคใหม่

Hot desk คำศัพท์

มารู้จักคำศัพท์เกี่ยวกับ Hot Desk เพื่อก้าวทันเทรนด์สำนักงานยุคใหม่

ในปัจจุบันมีหลายองค์กรที่เริ่มปรับตัวเข้าสู่สำนักงานในรูปแบบ Hot Desk เทรนด์สำนักงานรูปแบบใหม่ ที่กำลังเป็นที่นิยมอย่างมากในปัจจุบัน โดยเป็นการเปลี่ยนจากสำนักงานแบบเดิมมาเป็นในพื้นที่สำนักงานรูปแบบ Activity-based Working ส่งผลให้มีพนักงานมาใช้งานโต๊ะทำงานส่วนกลางมากขึ้น

ในบทความนี้ทีมงาน CO Desk จึงได้รวบรวมคำศัพท์ต่างๆเกี่ยวกับ Hot Desk และ Workplace ต่างๆมาฝากกันครับ

A

Activity-based Working

Activity-based Working คือ รูปแบบการทำงานที่ให้อิสระในการทำงานแก่พนักงาน ไม่ว่าจะเป็น สถานที่ เวลา หรือวิธีการทำงานที่ขึ้นอยู่กับ Task นั้นๆ โดยพื้นที่สำนักงานควรออกแบบเพื่อรองรับความหลากหลายของแต่ละกิจจกรม

ความแตกต่างระหว่าง Activity-based working กับ Agile Working จะต่างกันตรงที่ ABW โดยปกติแล้วจะเน้นไปที่พื้นที่สำนักงานเป็นหลัก แต่ Agile Working จะเน้นไปพนักงานแต่ละคน

Agile Working (Agile Office)

Agile Working (Agile Office) คือ รูปแบบการทำงานที่สร้างความอิสระให้กับพนักงาน เช่น สถานที่ทำงาน อาจจะเป็นจากที่บ้าน หรืออาจจะรวมไปถึงชั่วโมงการทำงานด้วย เป็นต้น

Assigned Seating

Assigned Seating คือ โต๊ะทำงานประจำของแต่ละคนแบบถาวร อัตราส่วนระหว่างโต๊ะกับคน คือ 1:1

B

Brainstorm Room

Brainstorm Room คือ ห้องที่ถูกออกแบบให้เน้นการเกิดความคิดสร้างสรรค์หรือแรงบันดาลใจใหม่ๆ โดยเฟอรนิเจอร์ที่ใช้จะไม่ทางการมากนัก อย่าง เช่น โซฟา หมอน หรือ เก้าอี้ที่มีที่วางแขน เน้นให้คนเข้าร่วมรู้สึกผ่อนคลาย

C

Clean Desk Policy

Clean Desk Policy คือ นโยบายที่ให้พนักงานแต่ละคนเก็บโต๊ะตอนสิ้นสุดของแต่ละวัน ซึ่งใช้ได้กับทั้งโต๊ะทำงานในรูปแบบ Hot Desk และ โต๊ะประจำ 

D

Desk Hoteling

Desk Hoteling คือ การจองโต๊ะทำงานส่วนกลางล่วงหน้าเป็นระยะเวลานาน คล้ายกับการจองห้องพักในโรงแรม

Digital Workspace

Digital Workspace คือ เครื่องมือดิจิตอลที่อยู่บน Cloud โดยที่ทีมในแต่ละทีมสามารถเข้าถึงและทำงานร่วมกันได้ โดย Digital Workplace เหมาะสำหรับการทำงานระยะไกลหรือทำงานไม่พร้อมกัน ตัวอย่างเช่น Google Docs , Slack หรือ Microsoft Teams เป็นต้น

F

Flex Employee

พนักงานที่ใช้เวลาในการทำงานที่โต๊ะมากกว่า Mobile Employee เพียงเล็กน้อย อยู่ที่ประมาณ 20%-60% จากเวลาทั้งหมด เช่น แผนก Sales เป็นต้น

Flex Space

พื้นที่ส่วนกลางในออฟฟิศที่ถูกใช้ในหลากหลายวัตถุประสงค์ปรับเปลี่ยนขึ้นอยู่กับลักษณะงาน เช่น ประชุม, การระดมสมอง, งานเดี่ยว หรือการประชุมแบบ 1-1 เป็นต้น

H

Hot Desking (Free Address, Flex Desk)

Hot Desking (Free Address, Flex Desk) คือ พนักงานที่ใช้เวลาในการทำงานที่โต๊ะมากกว่า Mobile Employee เพียงเล็กน้อย อยู่ที่ประมาณ 20%-60% จากเวลาทั้งหมด เช่น แผนก Sales เป็นต้น

Huddle Rooms

Huddle Rooms คือ พื้นที่ประชุมขนาดเล็กที่ถูกแบบออกมาส่งเสริมให้พนักงานใช้จัดประชุมแบบง่ายๆหรือใช้เวลาไม่นานนัก โดยห้องจะมีขนาดประมาณ 2-6 คน และมีอุปกรณ์ที่จำเป็นอย่างเช่น หน้าจอสำหรับ Video Conferences / Whiteboard เป็นต้น

M

Meeting Pod

Meeting Pod คือ พื้นที่เล็กๆที่ถูกออกแบบมาให้มีความเป็นส่วนตัวและมีสมาธิสำหรับ 1-2 คน ซึ่งอาจจะเป็นใช้ในการโทรศัพท์ หรือคุย 1-1 เป็นต้น

Mobile Employee

Mobile Employee คือ พนักงานที่ใช้เวลาในการทำงานที่โต๊ะน้อยกว่า 20% ตัวอย่างเช่น ที่ปรึกษาที่ต้องมีการรูปแบบงานหรือกิจกรรมที่หลากหลายและแตกต่างกันออกไปในแต่ละวัน และไม่จำเป็นต้องใช้โต๊ะประจำมากนัก

O

Office White Noise

Office White Noise คือ เสียงเพลงบรรยากาศในรูปแบบ White Noise โดยมีเป้าหมายคือต้องการ ลดเสียง Noise ในออฟฟิศให้ลดลง และสร้างบรรยากาศสมาธิในการทำงานที่สูงขึ้น

Open Office Plan

แปลนออฟฟิศในรูปแบบสำนักงานที่มีความร่วมสมัย หรือโมเดิร์นมากยิ่งขึ้น โดยการจัดสรรพื้นที่จะถูกออกแบบเพื่อสร้างบรรยากาศในการทำงานร่วมกัน หรือ Collaboration มากยิ่งขึ้น มีความโปร่งใสในพื้นที่สำนักงาน ซี่งรูปแบบนี้จะปรับให้เหมาะกับการทำงานในรูปแบบ Activity-based Working หรือ โต๊ะทำงานประจำ ได้เช่นเดียวกัน เป็นต้น

P

Phone Booths

Phone Booths คือ พื้นที่ปิดขนาดเล็กที่ถูกออกแบบมาให้พนักงานใช้ในการโทรศัพท์หรือ VDO Call กับภายนอกอย่างเป็นส่วนตัว

Physical Workspace

Physical Workspace คือ พื้นที่ที่พนักงานไว้ใช้ทำงาน ซึ่งอาจจะเป็นการทำงานแบบเดี่ยว หรือทำกับเพื่อนร่วมงาน ซึ่งสามารถเป็นที่ไหนก็ได้ไม่ว่าจะเป็น ห้องนั่งเล่น ออฟฟิศ หรือว่าร้านกาแฟ เป็นต้น

Q

Quiet Area

Quiet Area คือ พื้นที่ในออฟฟิศที่ถูกออกแบบมาให้สำหรับพนักงานที่ต้องการสมาธิในการทำงาน โดยจะเป็นพื้นที่ที่มีสิ่งรบกวนค่อนข้างน้อย หลีกเลี่ยงความวุ่นวายจากภายนอก

R

Reclaimed Time

Reclaimed Time คือ ระยะเวลาที่ได้มาจากการยกเลิกการจองการจองโต๊ะ หรือ การจบการใช้งานเร็วกว่าที่กำหนดไว้โดยคนอื่น เป็นต้น

Reverse Desk Hoteling

Reverse Desk Hoteling คือ โต๊ะทำงานของประจำของพนักงานที่เปิดให้สามารถจองได้ในเวลาที่ไม่ได้ใช้ เช่น พนักงานที่เป็นเจ้าของโต๊ะมีการลาในช่วงระยะเวลาหนึ่ง คนอื่นๆก็สามารถจองโต๊ะนั้นๆเพื่อใช้งานได้ เป็นต้น

Resident Employee

Resident Employee คือ พนักงานที่ใช้เวลามากกว่า 60% อยู่ภายในออฟฟิศ

RFID

RFID (Radio Frequency Identification) คือ เทคโนโลยีไร้สายสำหรับตรวจสอบบุคคล ซึ่งโดยทั่วไปเป็นรูปแบบมาตรฐานของบัตรพนักงานในองค์กรเพื่อใช้ในการเข้าออกอาคารหรือออฟฟิศ โดยเทคโนโลยีสามารถประยุกต์ใช้ CO Desk เพื่อเช็คอินยืนยันตัวบุคคลได้อีกด้วย

S

Space Planning

Space Planning คือ การออกแบบพื้นที่สำนักงานก่อนย้ายออฟฟิศ ซึ่งเป็นขั้นตอนที่สำคัญที่เราควรมองเห็นถึงปัญหาหรือประเด็นต่างๆในออฟฟิศเดิมของเรา จากนั้นพิจารณาถึงพื้นที่ที่เราต้องการว่าควรมีขนาดเพิ่มขึ้นหรือลดลง โดยในขั้นตอนนี้รวมไปถึง อุปกรณ์ เฟอร์นิเจอร์ หรือสิ่งอื่นๆที่จำเป็นสำหรับพื้นที่สำนักงานในแบบดิจิตอลและพื้นที่จริง

T

Touchdown Spot

พื้นที่ในออฟฟิศที่พนักงานสามารถจัดประชุมได้รูปแบบอย่างไม่เป็นทางการได้ อาจจะเป็นการพูดคุย 2-3 คน หรืออาจจะเป็น Stand Up Meeting เป็นต้น โดยพื้นที่นี้จะมีอุปกรณ์ที่รองรับการประชุมในเบื้องต้น อย่างเช่น หน้าจอเพื่อใช้ประกอบการประชุม

U

Usage or Utilization

อัตราการใช้งานพื้นที่สำนักงานที่ถูกคำนวณเป็นเปอร์เซนต์ว่าพื้นที่ถูกใช้ไปกี่ชั่วโมงจากจำนวนชั่วโมงการทำงานทั้งหมด เพื่อเป็นข้อมูลในการปรับปรุงหรือพัฒนาในอนาคต

W

Workplace Setting

Workplace Setting คือ รูปแบบของพื้นที่ที่แตกต่างกันภายในออฟฟิศ โดยมีจุดมุ่งหมายเพื่อสนับสนุนการทำงานหรือการมีปฏิสัมพันธ์ภายในออฟฟิศที่แตกต่างกัน เช่น ต้องมีพื้นที่ที่เน้นความสนุกสนาน หรือต้องการแรงบันดาลใจ เป็นต้น

6 ประโยชน์ของ Hot Desk ที่จะช่วยให้ออฟฟิศคุณดีขึ้นได้

จุดเด่นระบบ CO Desk - Hot Desk Booking

6 ประโยชน์ของ Hot Desk ที่ช่วยให้ออฟฟิศของคุณดีขึ้นได้

Hot Desk แนวคิดการจัดพื้นที่รูปแบบใหม่ที่กำลังได้รับความนิยมมากยิ่งขึ้นในปัจจุบัน โดยเป็นการเปลี่ยนแนวความคิดจากแต่เดิมที่มีโต๊ะประจำให้กับพนักงานแต่ละคน เปลี่ยนมาเป็นพื้นที่สำนักงานโต๊ะส่วนกลางมากยิ่งขึ้น ท่ามกลางอัตราค่าเช่าพื้นที่สำนักงาน นับวันจะมีอัตราที่สูงขึ้นเรื่อยๆ ซึ่งสิ่งต่างๆเหล่านี้ทำให้ธุรกิจปัจจุบันกำลังปรับองค์กรให้ใช้พื้นที่ได้อย่างเต็มประสิทธิภาพและมีความยืดหยุ่นแก่พนักงานมากยิ่งขึ้น รวมถึงการอนุญาตให้พนักงานสามารถทำงานจากที่บ้านได้มากขึ้น ทำให้องค์กรจะไม่ต้องมีพื้นที่ที่สูญเปล่าอีกต่อไป

ด้วยรูปแบบนี้ วัฒนธรรมในองค์กรจะเปลี่ยนแปลงไป เมื่อพนักงานแต่ละคนสามารถมาทำงานโดยนั่งที่ว่างที่ไหนก็ได้ จากแต่เดิมนั่งโต๊ะประจำ ที่ถูกล้อมรอบด้วยคนเดิมๆ เปลี่ยนมาเป็นการทำงานพบปะข้ามสายงาน ทำให้ความสัมพันธ์ของคนในองค์กรดีขึ้น และมีความยืดหยุ่นในการทำงานมากยิ่งขึ้น

โดยจุดเริ่มต้นรูปแบบการทำงานแบบ Hot Desk จะเกิดขึ้นในธุรกิจที่เริ่มมีการนำเรื่องของ BYOD (Bring your own device) มาใช้ เช่นการเปลี่ยนมาให้พนักงานใช้คอมพิวเตอร์โน้ตบุ๊คมากยิ่งขึ้น ทำให้ความจำเป็นที่จะต้องใช้โต๊ะประจำน้อยลง และนี่คือ 6 ประโยชน์ของการนำแนวคิด Hot Desk มาปรับใช้ในองค์กรของคุณ

1. ลดความยุ่งเหยิงบนโต๊ะทำงาน

บ่อยครั้งที่เรามักจะปล่อยให้โต๊ะทำงานของเราเต็มไปด้วยสิ่งของต่างๆมากมายบนโต๊ะทำงาน ไม่ว่าจะเป็นแก้วกาแฟ หรือกองกระดาษ หรือสิ่งของเล็กๆน้อยๆมากมาย เป็นต้น ทำให้โต๊ะทำงานของเรารกได้อย่างรวดเร็ว

Hot Desk จะช่วยให้พนักงานในองค์กรเป็นระเบียบและใช้แต่ของที่จำเป็นมากขึ้น เพราะเราไม่สามารถนำของส่วนตัวว่าไว้บนโต๊ะได้อีกต่อไป ผลลัพธ์คือทำให้พื้นที่ทำงานสะอาดและเป็นระเบียบมากยิ่งขึ้น

2. ได้รู้จักเพื่อนใหม่ๆ

การนั่งทำงานอยู่ที่เดิมในทุกๆวัน รอบล้อมด้วยเพื่อนที่ทำงานคนเดิม อาจจะไม่ได้เป็นแนวทางที่ทุกคนต้องการ ด้วยรูปแบบ Hot Desk จะช่วยส่งเสริมให้พนักงานมีทักษะในการทำงานร่วมกับคนอื่นๆมากยิ่งขึ้น นอกจากงานประจำปีที่จัดแค่ปีละครั้ง และเปิดโอกาสใหม่ๆให้เรียนรู้ทักษะของคนอื่นๆได้อีกด้วย

3. เป็นเจ้าของสภาพแวดล้อมของคุณ

เมื่อความสุขของพนักงาน คือหลักสำคัญของความ Productivity ถ้าพนักงานในองค์กรมีความสุข มองโลกในแง่ดี มีแนวโน้มที่จะส่งผลดีต่อวันทำงานของพนักงานเช่นเดียวกัน

แต่พนักงานแต่ะละคนต้องการไม่เหมือนกันที่จะทำให้ตัวเองมีความสุข ถึงแม้ว่าการงานทำนอกออฟฟิศ อาจจะดูเป็นเรื่องยาก แต่เพื่อเป็นการเพิ่มความยืดหยุ่นในการทำงาน การที่ให้พนักงานสามารถทำงานจากที่ไหนก็ได้เป็นเรื่องที่ควรทำเป็นอย่างยิ่ง

ซึ่งมันหมายถึง พนักงานสามารถเลือกสถาพแวดล้อมการทำงานของตัวเองได้อีกด้วย บางคน อาจจะชอบบรรยากาศที่ได้มีการพูดคุย บางคนอาจจะชอบอยู่คนเดียวแบบสงบมากกว่านี้

ด้วยระบบ Hot Desk คุณสามารถเลือกสภาพแวดล้อมการทำงานที่เหมาะกับคุณที่จะทำให้คุณมี Productivity มากที่สุด

4. ปรับปรุงออฟฟิศให้ทันสมัยยิ่งขึ้น

ถึงแม้ว่าการจัดพื้นที่ทำงานแบบ Hot desk จะช่วยให้พนักงานสามารถทำงานในพื้นที่ไหนก็ได้ในออฟฟิศ แต่ที่สำคัญเลยคือ ประสบการณ์การทำงานของพนักงานยังคงต้องเหมือนเดิม

เพื่ออำนวยความสะดวกในเรื่องนี้ องค์กรควรที่จะปรับเปลี่ยนระบบการทำงานภายในเป็นในรูปแบบ On-Cloud มากขึ้น เพื่อให้พนักงานเข้าถึงจากที่ไหนก็ได้ เช่น การเข้าร่วม Meeting หรือคุยงานกับเพื่อนร่วมงาน เป็นต้น

5. ประหยัดค่าใช้จ่าย

รูปแบบการจัดพื้นที่ทำงานแบบเดิมๆโดยทั่วไปจะจัดสรรโต๊ะให้กับพนักงานแต่ละคนได้ทำงาน ซึ่งพื้นที่ส่วนนั้นสูญเปล่าทันทีเมื่อพนักงานคนนั้นกลับบ้าน หรือว่าลา

Hot Desk เลยเข้ามาช่วยทำให้ธุรกิจสามารลดพื้นที่ที่ไม่จำเป็นออก เนื่องจากว่าไม่ใช่พนักงานทุกคนในองค์กร ที่จะต้องใช้โต๊ะประจำในทุกๆวัน ซึ่งไม่ใช่แค่ช่วยลดค่าอุปกรณ์เฟอร์นิเจอร์สำนักงานต่างๆ แต่ยังช่วยให้องค์กรลดขนาดพื้นที่ทำงานลง แต่ยังสามารถคงความ Productive ไว้ได้เหมือนเดิม

6. เพิ่มความอิสระให้กับพนักงาน

การจัดพื้นที่ทำงานแบบ Hot Desk นั้นเป็นการเปลี่ยนแปลงวัฒนธรรมองค์กรส่งผลอย่างมากต่อการทำงาน พนักงานสามารถเปลี่ยนสภาพแวดล้อมการทำงานในแต่ละวันได้ ทำให้มีความยืดหยุ่นมากขึ้น สามารถทำงานจากระยะไกลได้ ด้วยการจัดพื้นที่การทำงานแบบนี้ ทำให้โต๊ะทำงานไม่ต้องผูกติดกับพนักงานอีกต่อไป