4 เทคโนโลยีสำคัญสำหรับการทำงานรูปแบบ Activity-Based Working

4 เทคโนโลยีสำหรับ Activity Based Working (ABW)

4 เทคโนโลยีสำคัญสำหรับการทำงานรูปแบบ Activity-Based Working

ในปัจจุบัน พื้นที่สำนักงานมีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วไปสู่ความทันสมัยมากยิ่งขึ้น โดยออฟฟิศในปัจจุบันต่างก็มองหาที่จะปรับปรุงพื้นที่สำนักงานของตัวเองอย่างต่อเนื่อง เพื่อใช้พื้นที่ให้เกิดประโยชน์สูงสุด ด้วยเทรนด์รูปแบบการทำงานที่เปลี่ยนไปที่เน้นการทำงานร่วมกันในแต่ละแผนกมากยิ่งขึ้น หรือรูปแบบที่เรียกว่า Activity-Based Working ส่งผลให้การออกแบบพื้นที่สำนักงานได้เปลี่ยนไปเป็นการปรับพื้นที่ทำงานร่วมกัน (Shared Workspaces) 

จากการศึกษาพบว่า องค์กรสามารถปรับลดการใช้พื้นที่สำนักงานโดยรวมได้มากถึง 30% จากการใช้พื้นที่ทำงานร่วมกัน แต่การไม่มีโต๊ะทำงานประจำก็นำมาสู่ถึงความท้าทายเช่นเดียวกัน เพราะจำเป็นที่จะต้องมีระบบซอฟต์แวร์และอุปกรณ์เข้ามาเสริมและจัดการเพื่อให้ง่ายต่อพนักงานในการหาโต๊ะทำงาน จองโต๊ะทำงาน หรือแม้แต่การหาตำแหน่งโต๊ะของเพื่อนร่วมงาน เป็นต้น

วันนี้ทีมงาน CO Desk อยากพาทุกท่านไปพบกับ 4 เทคโนโลยีสำคัญสำหรับออฟฟิศที่ต้องการจะเริ่มปรับเป็นการทำงานรูปแบบ Activity-Based Working

1. บริหารพื้นที่อย่างมีประสิทธิภาพด้วยระบบจองโต๊ะ Hot Desk

เรื่องนี้เป็นเรื่องที่สำคัญที่คุณจำเป็นที่จะพิจารณาถึงระบบซอฟต์แวร์และอุปกรณ์ที่ทำให้พนักงานสามารถจองโต๊ะทำงานได้อย่างง่ายดายและมีประสิทธิภาพ โดยก่อนเลือกระบบมาใช้ภายในบริษัท คุณควรที่จะต้องตอบคำถามเหล่านี้ให้ได้ก่อน ไม่ว่าจะเป็น การใช้งานผ่านหลากหลายอุปกรณ์ของระบบ เช่น สามารถรองรับการใช้งานผ่านมือถือได้หรือไม่ หรือว่าจะต้องใช้โน้ตบุ๊คในการใช้งานอย่างเดียวเป็นต้น ระบบนี้จำเป็นที่จะต้องมีระบบนำทางภายในบริษัท (Indoor Navigation) หรือไม่? โต๊ะทำงานส่วนกลางที่องค์กรจัดสรรไว้ให้ สามารถจองล่วงหน้าหรือว่าจองจากหน้าจอขนาดเล็กตรงโต๊ะทำงาน เป็นต้น

ก่อนที่จะเริ่มมองหาระบบจองโต๊ะ คุณควรที่จะต้องชัดเจนถึงความต้องการของพนักงานในออฟฟิศของคุณเสียก่อน ซึ่งบางออฟฟิศ การจองการใช้งานผ่านทาง Calendar ในระบบอีเมลอาจจะเพียงพอแล้ว แต่ในบางออฟฟิศ การที่นำระบบระดับองค์กรมาใช้ พร้อมกับหน้าจออุปกรณ์ต่างๆ อาจจะเป็นเรื่องที่จำเป็นก็ได้ ในปัจจุบัน ระบบจองพื้นที่ทำงานส่วนกลางมีให้เลือกสรรมากมาย ซึ่งจำเป็นอย่างยิ่งที่คุณจะต้องเลือกให้เหมาะกับรูปแบบของออฟฟิศของคุณ แต่อย่าลืมที่จะมองเผื่อในอนาคตไว้ด้วย หากมีการขยายพื้นที่ทำงานส่วนกลาง

ระบบจองโต๊ะทำงานส่วนกลางของ CO Desk นั้นทำงานผ่านการเชื่อมต่ออัตโนมัติเข้ากับปฏิทินในระบบอีเมลของออฟฟิศของคุณ ซึ่งมาพร้อมกับหน้าจอทัชสกรีนขนาดใหญ่ พร้อมด้วยแผนที่ ที่จะช่วยให้คุณสามารถ หาตำแหน่งที่ว่าง จองโต๊ะที่ต้องการ หรือแม้กระทั่งหาตำแหน่งเพื่อนของร่วมงานคนอื่นๆก็สามารถทำได้อย่างง่ายดาย โดยระบบยังสามารถรองรับการใช้งานผ่านมือถือ ทำให้การจองโต๊ะทำงานส่วนกลางในออฟฟิศทำได้จากที่ใด เวลาใดก็ได้

2. ชีวิตง่ายขึ้นด้วยเทคโนโลยี Internet of Things (IoT) และ Sensors

นอกจากระบบซอฟต์แวร์ที่ช่วยให้การใช้งานทุกอย่างง่ายดายแล้วนั้น เราสามารถต่อยอดความอัจฉริยะของระบบได้มากยิ่งขึ้น ด้วยการเชื่อมต่อกับเซนเซอร์ต่างๆได้ เช่น การนำเซนเซอร์มาเชื่อมต่อกับระบบรางปลั๊กไฟในแต่ละโต๊ะทำงาน โดยมีหลักการทำงานคือ ในกรณีที่พนักงานได้ทำการเช็คอินเพื่อยืนยันการใช้งานโต๊ะ Hot Desk จากนั้นระบบจะทำงานเชื่อมต่อกับระบบรางปลั๊กไฟ ทำให้พนักงานชาร์จโน้ตบุ๊คหรือโทรศัพท์มือถือได้ เป็นต้น 

3. อุปกรณ์หน้าจอขนาดเล็กที่มาพร้อมความสามารถล้นเหลือ

นอกจากระบบที่มีประสิทธิภาพพร้อมกับหน้าจอทัชสกรีนขนาดใหญ่แล้ว ออฟฟิศที่ปรับรูปแบบการทำงานภายในเป็นแบบ Activity-Based Working ยังต้องการความยืดหยุ่นที่มากขึ้นกว่าเดิม โดยการใช้หน้าจอ (Panel) ขนาดเล็กนี้ติดไว้บนโต๊ะทำงานส่วนกลาง (Hot Desk) ทุกโต๊ะ ซึ่งทำหน้าที่เพื่อบอกสถานะของโต๊ะนี้ว่าว่างหรือไม่ว่าง นอกจากนี้เรายังสามารถเข้าใช้งานโต๊ะนั้นๆได้อย่างง่ายดายได้อีกด้วย

ในกรณีที่ผู้จองโต๊ะทำการจองเข้ามา แต่ไม่ได้เข้ามายืนยันการใช้งานผ่านระบบในระยะเวลาที่กำหนด อุปกรณ์นี้สามารถตรวจสอบและทำการปล่อยสถานะให้เป็นว่างได้โดยอัตโนมัติอีกด้วย ซึ่งโดยทั่วไปอุปกรณ์นี้จะรองรับการใช้งานผ่านเทคโนโลยี RFID ผ่านบัตรพนักงานเพื่อใช้ในการยืนยันตัวบุคคล ทำให้การเข้าใช้งานโต๊ะทำงานสะดวกและรวดเร็วมากยิ่งขึ้น

4. ปรับปรุงพื้นที่สำนักงานด้วยตัวเลขรายงานการใช้งานอย่างเต็มรูปแบบ

ในช่วงสองสามปีที่ผ่านมา หลายออฟฟิศให้ความสนใจในการนำเทคโนโลยี หรือระบบต่างๆ เพื่อมาเก็บตัวเลขการใช้งานพื้นที่ต่างๆเช่น ห้องประชุม โต๊ะทำงานส่วนกลาง(Hot Desk) มาเพื่อสังเกตพฤติกรรมการใช้พื้นที่สำนักงานของพนักงาน และนำไปวางแผนปรับปรุงพื้นที่ให้ดียิ่งขึ้น ซึ่งข้อมูลที่ได้จากระบบตรงนี้จะช่วยให้เราไม่ต้องคาดเดาอีกต่อไป ทำให้ทิศทางของการปรับปรุงพื้นที่เป็นไปได้อย่างถุกต้องมากยิ่งขึ้น

จากข้อมูลที่ได้ จะทำให้องค์กรสามารถวิเคราะห์สถิติการใช้งานในแต่ละช่วงเวลาได้ ทำให้ทราบถึงขนาดพื้นที่ส่วนกลางที่เหมาะสมสำหรับองค์กร ซึ่งอาจส่งผลทำให้ออฟฟิศสามารถลดการเช่าพื้นที่สำนักงานลงได้จากการปรับรูปแบบการทำงาน รวมไปถึงการใช้ระบบที่สามารถเก็บข้อมูลการใช้งานได้อย่างละเอียด เป็นต้น

จาก 4 เทคโนโลยีที่กล่าวมาข้างต้น ระบบจองโต๊ะทำงานส่วนกลาง CO Desk สามารถตอบโจทย์ได้อย่างครบถ้วน ทำให้การทำงานในรูปแบบใหม่ในออฟฟิศเป็นไปอย่างมีระบบและช่วยส่งเสริมให้พนักงานมี Productivity ที่ดียิ่งขึ้นอีกด้วย หากบริษัทใดสนใจที่จะนำระบบ CO Desk ไปใช้บริหารจัดการพื้นที่สำนักงานในออฟฟิศของคุณ สามารถติดต่อเพื่อนำเสนอโซลูชันได้เลยครับ

Hot Desk คืออะไร? มาทำความรู้จักกัน

Hot Desk คือ

Hot Desk คืออะไร? มาทำความรู้จักกัน

ในปัจจุบันเทรนด์การทำงานที่เปลี่ยนไปอย่างรวดเร็วจากมือถือ หรือ โน้ตบุ๊คที่มีส่วนเข้ามาเกี่ยวข้องในการทำงานมากยิ่งขึ้น รวมไปถึงการตกแต่งออฟฟิศในรูปแบบที่เปิดมากยิ่งขึ้น ตอบรับเทรนด์ Modern Workplace หรือการขยายตลาดของ Co-Working Space ที่เพิ่มมากขึ้นเรื่อยๆ

เมื่อรูปแบบการทำงานมีการเปลี่ยนแปลง ทำให้รูปแบบการจัดสำนักงานเปลี่ยนไปเช่นเดียวกัน วันนี้เราจะมาทำความรู้จักกันครับว่า Hot Desk คืออะไร ? แล้วมีประโยชน์ต่อองค์กรอย่างไร ?

Hot Desk คืออะไร?

Hot Desk คือ รูปแบบการจัดพื้นที่สำนักงานโต๊ะส่วนกลาง ที่เน้นตอบโจทย์เรื่องของ Open Space และความยืดหยุ่นในการทำงานและอิสระของพนักงานมากยิ่งขึ้นโดยให้พนักงานในองค์กรสามารถมาใช้โต๊ะทำงานส่วนกลางในเวลาใดก็ได้ ตำแหน่งไหนก็ได้

สอดคล้องกับการทำงานในรูปแบบ Activity-based Working ส่งเสริมการทำงานร่วมกับในแต่ละแผนกมากยิ่งขึ้น

ทั้งนี้จำนวนโต๊ะ Hot Desk หรือแผนกที่เหมาะสมกับการใช้งาน Hot Desk ขึ้นอยู่กับรูปแบบและประเภทธุรกิจขององค์กรนั้นๆ

องค์กรควรสังเกตและเก็บข้อมูลเพื่อศึกษาการใช้งานโต๊ะทำงานของพนักงานว่าในแต่ละวันมีการใช้งานอย่างไร เพื่อที่จะสามารถมาตั้งเป้าทำอัตราส่วนระหว่างจำนวนโต๊ะ Hot Desk และจำนวนพนักงานในลำดับต่อไปได้

ประโยชน์ของ Hot Desk ?

  • พื้นที่สำนักงานมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น – ในปัจจุบันค่าเช่าพื้นที่สำนักงานมีอัตราค่าเช่าต่อตารางเมตรเพิ่มสูงขึ้นเรื่อยๆ การทำ Hot Desk ไม่ว่าจะเป็นการลดโต๊ะประจำของพนักงานในบางแผนก หรือการเปลี่ยนพื้นที่ว่างให้เป็นพื้นที่ส่วนกลางมากยิ่งขึ้น ซึ่งล้วนแล้วแต่ช่วยให้องค์กรสามารถใช้พื้นที่สำนักงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุด ส่งผลทำให้สามารถลดค่าใช้จ่ายในการเช่าพื้นที่ได้โดยการลดพื้นที่ส่วนเกิน หรือเป็นการเพิ่มพื้นที่ว่างเพื่อรองรับจำนวนพนักงานที่เพิ่มมากขึ้นเป็นต้น

  • เพิ่มการ Collaboration ที่มากยิ่งขึ้น – Hot Desk เป็นการเปิดอิสระให้กับพนักงานที่สามารถเลือกนั่งทำงานจากตำแหน่งไหนก็ได้ภายในออฟฟิศ นอกจากนี้เรายังสามารถรวมกลุ่มกับแผนกอื่นๆเพื่อมาทำงานร่วมกับ ตอบโจทย์เทรนด์การทำงานในรูปแบบ Activity-Based Working ส่งผลให้ Engagement ระหว่างพนักงานดีมากยิ่งขึ้น และยังเป็นการเพิ่ม Productivity ในการทำงานอีกด้วย

Hot Desk ใช้งานอย่างไร ?

Hot Desk เปิดให้พนักงานคนใดก้ได้สามารถใช้โต๊ะส่วนกลางซึ่งเป็นโต๊ะที่ไม่มีเจ้าของในเวลาใดก็ได้ โดยการใช้งานเป็นรูปแบบ First-come, First-Served ซึ่งโดยปกติโต๊ะส่วนกลางจะมาพร้อมกับปลั๊กไฟเพื่ออำนวยความสะดวกสบายให้กับพนักงา นอกจากนี้ยังองค์กรอาจจะที่ต้องเตรียม Locker ในกรณีที่พนักงานต้องการเก็บเอกสารบางอย่างอีกด้วย

ทำอย่างไรให้ Hot Desk มีประสิทธิภาพ ?

หัวใจของการทำ Hot Desk ให้มีประสิทธิภาพคือ “การนำเทคโนโลยีเข้าใช้เพื่อบริหารจัดการการจอง โต๊ะ Hot Desk อย่างมีประสิทธิภาพ” โดยต้องมั่นใจว่าเป็นระบบที่ใช้งานง่าย ในขณะเดียกันก็ต้องมีประสิทธิภาพและความเสถียรของระบบเช่นเดียวกัน

ระบบจองโต๊ะ Hot Desk ควรที่จะมี หน้าจอ Touchscreen เพื่อให้พนักงานสามารถจองโต๊ะส่วนกลางก่อนใช้งานได้ และควรที่จะรองรับการใช้งานจากมือถือเช่นเดียวกัน เพื่อเพิ่มความยืดหยุ่นในการใช้งานมากยิ่งขึ้น

นอกจากนี้ในส่วนของระบบควรถูกออกแบบตามหลักที่เหมาะสมสำหรับ Hot Desk เช่น การกำหนดสิทธิ์หรือกฏต่างๆ  หรือการยกเลิกการจองอัตโนมัติในกรณีที่ไม่มีผู้ใช้งาน เป็นต้น

 

มารู้จักคำศัพท์เกี่ยวกับ Hot Desk เพื่อก้าวทันเทรนด์สำนักงานยุคใหม่

Hot desk คำศัพท์

มารู้จักคำศัพท์เกี่ยวกับ Hot Desk เพื่อก้าวทันเทรนด์สำนักงานยุคใหม่

ในปัจจุบันมีหลายองค์กรที่เริ่มปรับตัวเข้าสู่สำนักงานในรูปแบบ Hot Desk เทรนด์สำนักงานรูปแบบใหม่ ที่กำลังเป็นที่นิยมอย่างมากในปัจจุบัน โดยเป็นการเปลี่ยนจากสำนักงานแบบเดิมมาเป็นในพื้นที่สำนักงานรูปแบบ Activity-based Working ส่งผลให้มีพนักงานมาใช้งานโต๊ะทำงานส่วนกลางมากขึ้น

ในบทความนี้ทีมงาน CO Desk จึงได้รวบรวมคำศัพท์ต่างๆเกี่ยวกับ Hot Desk และ Workplace ต่างๆมาฝากกันครับ

A

Activity-based Working

รูปแบบการทำงานที่ให้อิสระในการทำงานแก่พนักงาน ไม่ว่าจะเป็น สถานที่ เวลา หรือวิธีการทำงานที่ขึ้นอยู่กับ Task นั้นๆ โดยพื้นที่สำนักงานควรออกแบบเพื่อรองรับความหลากหลายของแต่ละกิจจกรม

ความแตกต่างระหว่าง Activity-based working กับ Agile Working จะต่างกันตรงที่ ABW โดยปกติแล้วจะเน้นไปที่พื้นที่สำนักงานเป็นหลัก แต่ Agile Working จะเน้นไปพนักงานแต่ละคน

Agile Working (Agile Office)

รูปแบบการทำงานที่สร้างความอิสระให้กับพนักงาน เช่น สถานที่ทำงาน อาจจะเป็นจากที่บ้าน หรืออาจจะรวมไปถึงชั่วโมงการทำงานด้วย เป็นต้น

Assigned Seating

โต๊ะทำงานประจำของแต่ละคนแบบถาวร อัตราส่วนระหว่างโต๊ะกับคน คือ 1-1

B

Brainstorm Room

ห้องที่ถูกออกแบบให้เน้นการเกิดความคิดสร้างสรรค์หรือแรงบันดาลใจใหม่ๆ โดยเฟอรนิเจอร์ที่ใช้จะไม่ทางการมากนัก อย่าง เช่น โซฟา หมอน หรือ เก้าอี้ที่มีที่วางแขน เน้นให้คนเข้าร่วมรู้สึกผ่อนคลาย

C

Clean Desk Policy

นโยบายที่ให้พนักงานแต่ละคนเก็บโต๊ะตอนสิ้นสุดของแต่ละวัน ซึ่งใช้ได้กับทั้งโต๊ะทำงานในรูปแบบ Hot Desk และ โต๊ะประจำ 

D

Desk Hoteling

การจองโต๊ะทำงานส่วนกลางล่วงหน้าเป็นระยะเวลานาน คล้ายกับการจองห้องพักในโรงแรม

Digital Workspace

เครื่องมือดิจิตอลที่อยู่บน Cloud โดยที่ทีมในแต่ละทีมสามารถเข้าถึงและทำงานร่วมกันได้ โดย Digital Workplace เหมาะสำหรับการทำงานระยะไกลหรือทำงานไม่พร้อมกัน ตัวอย่างเช่น Google Docs , Slack หรือ Microsoft Teams เป็นต้น

F

Flex Employee

พนักงานที่ใช้เวลาในการทำงานที่โต๊ะมากกว่า Mobile Employee เพียงเล็กน้อย อยู่ที่ประมาณ 20%-60% จากเวลาทั้งหมด เช่น แผนก Sales เป็นต้น

Flex Space

พื้นที่ส่วนกลางในออฟฟิศที่ถูกใช้ในหลากหลายวัตถุประสงค์ปรับเปลี่ยนขึ้นอยู่กับลักษณะงาน เช่น ประชุม, การระดมสมอง, งานเดี่ยว หรือการประชุมแบบ 1-1 เป็นต้น

H

Hot Desking (Free Address, Flex Desk)

พนักงานที่ใช้เวลาในการทำงานที่โต๊ะมากกว่า Mobile Employee เพียงเล็กน้อย อยู่ที่ประมาณ 20%-60% จากเวลาทั้งหมด เช่น แผนก Sales เป็นต้น

Huddle Rooms

พื้นที่ประชุมขนาดเล็กที่ถูกแบบออกมาส่งเสริมให้พนักงานใช้จัดประชุมแบบง่ายๆหรือใช้เวลาไม่นานนัก โดยห้องจะมีขนาดประมาณ 2-6 คน และมีอุปกรณ์ที่จำเป็นอย่างเช่น หน้าจอสำหรับ Video Conferences / Whiteboard เป็นต้น

M

Mobile Employee

พนักงานที่ใช้เวลาในการทำงานที่โต๊ะน้อยกว่า 20% ตัวอย่างเช่น ที่ปรึกษาที่ต้องมีการรูปแบบงานหรือกิจกรรมที่หลากหลายและแตกต่างกันออกไปในแต่ละวัน และไม่จำเป็นต้องใช้โต๊ะประจำมากนัก

O

Office White Noise

เสียงเพลงบรรยากาศในรูปแบบ White Noise โดยมีเป้าหมายคือต้องการ ลดเสียง Noise ในออฟฟิศให้ลดลง และสร้างบรรยากาศสมาธิในการทำงานที่สูงขึ้น

Open Office Plan

แปลนออฟฟิศในรูปแบบสำนักงานที่มีความร่วมสมัย หรือโมเดิร์นมากยิ่งขึ้น โดยการจัดสรรพื้นที่จะถูกออกแบบเพื่อสร้างบรรยากาศในการทำงานร่วมกัน หรือ Collaboration มากยิ่งขึ้น มีความโปร่งใสในพื้นที่สำนักงาน ซี่งรูปแบบนี้จะปรับให้เหมาะกับการทำงานในรูปแบบ Activity-based Working หรือ โต๊ะทำงานประจำ ได้เช่นเดียวกัน เป็นต้น

P

Phone Booths

พื้นที่ปิดขนาดเล็กที่ถูกออกแบบมาให้พนักงานใช้ในการโทรศัพท์หรือ VDO Call กับภายนอกอย่างเป็นส่วนตัว

Physical Workspace

พื้นที่ที่พนักงานไว้ใช้ทำงาน ซึ่งอาจจะเป็นการทำงานแบบเดี่ยว หรือทำกับเพื่อนร่วมงาน ซึ่งสามารถเป็นที่ไหนก็ได้ไม่ว่าจะเป็น ห้องนั่งเล่น ออฟฟิศ หรือว่าร้านกาแฟ เป็นต้น

Pod

พื้นที่เล็กๆที่ถูกออกแบบมาให้มีความเป็นส่วนตัวและมีสมาธิสำหรับ 1-2 คน ซึ่งอาจจะเป็นใช้ในการโทรศัพท์ หรือคุย 1-1 เป็นต้น

Q

Quiet Area

พื้นที่ในออฟฟิศที่ถูกออกแบบมาให้สำหรับพนักงานที่ต้องการสมาธิในการทำงาน โดยจะเป็นพื้นที่ที่มีสิ่งรบกวนค่อนข้างน้อย หลีกเลี่ยงความวุ่นวายจากภายนอก

R

Reclaimed Time

ระยะเวลาที่ได้มาจากการยกเลิกการจองการจองโต๊ะ หรือ การจบการใช้งานเร็วกว่าที่กำหนดไว้โดยคนอื่น เป็นต้น

Reverse Desk Hoteling

โต๊ะทำงานของประจำของพนักงานที่เปิดให้สามารถจองได้ในเวลาที่ไม่ได้ใช้ เช่น พนักงานที่เป็นเจ้าของโต๊ะมีการลาในช่วงระยะเวลาหนึ่ง คนอื่นๆก็สามารถจองโต๊ะนั้นๆเพื่อใช้งานได้ เป็นต้น

Resident Employee

พนักงานที่ใช้เวลามากกว่า 60% อยู่ภายในออฟฟิศ

RFID

RFID ย่อมาจาก Radio Frequency Identification เทคโนโลยีไร้สายสำหรับตรวจสอบบุคคล ซึ่งโดยทั่วไปเป็นรูปแบบมาตรฐานของบัตรพนักงานในองค์กรเพื่อใช้ในการเข้าออกอาคารหรือออฟฟิศ โดยเทคโนโลยีสามารถประยุกต์ใช้ CO Desk เพื่อเช็คอินยืนยันตัวบุคคลได้อีกด้วย

S

Setting

รูปแบบของพื้นที่ที่แตกต่างกันภายในออฟฟิศ โดยมีจุดมุ่งหมายเพื่อสนับสนุนการทำงานหรือการมีปฏิสัมพันธ์ภายในออฟฟิศที่แตกต่างกัน เช่น ต้องมีพื้นที่ที่เน้นความสนุกสนาน หรือต้องการแรงบันดาลใจ เป็นต้น

Space Planning

การออกแบบพื้นที่สำนักงานก่อนย้ายออฟฟิศ ซึ่งเป็นขั้นตอนที่สำคัญที่เราควรมองเห็นถึงปัญหาหรือประเด็นต่างๆในออฟฟิศเดิมของเรา จากนั้นพิจารณาถึงพื้นที่ที่เราต้องการว่าควรมีขนาดเพิ่มขึ้นหรือลดลง โดยในขั้นตอนนี้รวมไปถึง อุปกรณ์ เฟอร์นิเจอร์ หรือสิ่งอื่นๆที่จำเป็นสำหรับพื้นที่สำนักงานในแบบดิจิตอลและพื้นที่จริง

T

Touchdown Spot

พื้นที่ในออฟฟิศที่พนักงานสามารถจัดประชุมได้รูปแบบอย่างไม่เป็นทางการได้ อาจจะเป็นการพูดคุย 2-3 คน หรืออาจจะเป็น Stand Up Meeting เป็นต้น โดยพื้นที่นี้จะมีอุปกรณ์ที่รองรับการประชุมในเบื้องต้น อย่างเช่น หน้าจอเพื่อใช้ประกอบการประชุม

U

Usage or Utilization

อัตราการใช้งานพื้นที่สำนักงานที่ถูกคำนวณเป็นเปอร์เซนต์ว่าพื้นที่ถูกใช้ไปกี่ชั่วโมงจากจำนวนชั่วโมงการทำงานทั้งหมด เพื่อเป็นข้อมูลในการปรับปรุงหรือพัฒนาในอนาคต

6 ประโยชน์ของ Hot Desk ที่จะช่วยให้ออฟฟิศคุณดีขึ้นได้

6 ประโยชน์ของ Hot Desk ที่ช่วยให้ออฟฟิศของคุณดีขึ้นได้

6 ประโยชน์ของ Hot Desk ที่ช่วยให้ออฟฟิศของคุณดีขึ้นได้

Hot Desk แนวคิดการจัดพื้นที่รูปแบบใหม่ที่กำลังได้รับความนิยมมากยิ่งขึ้นในปัจจุบัน โดยเป็นการเปลี่ยนแนวความคิดจากแต่เดิมที่มีโต๊ะประจำให้กับพนักงานแต่ละคน เปลี่ยนมาเป็นพื้นที่สำนักงานโต๊ะส่วนกลางมากยิ่งขึ้น ท่ามกลางอัตราค่าเช่าพื้นที่สำนักงาน นับวันจะมีอัตราที่สูงขึ้นเรื่อยๆ ซึ่งสิ่งต่างๆเหล่านี้ทำให้ธุรกิจปัจจุบันกำลังปรับองค์กรให้ใช้พื้นที่ได้อย่างเต็มประสิทธิภาพและมีความยืดหยุ่นแก่พนักงานมากยิ่งขึ้น รวมถึงการอนุญาตให้พนักงานสามารถทำงานจากที่บ้านได้มากขึ้น ทำให้องค์กรจะไม่ต้องมีพื้นที่ที่สูญเปล่าอีกต่อไป

ด้วยรูปแบบนี้ วัฒนธรรมในองค์กรจะเปลี่ยนแปลงไป เมื่อพนักงานแต่ละคนสามารถมาทำงานโดยนั่งที่ว่างที่ไหนก็ได้ จากแต่เดิมนั่งโต๊ะประจำ ที่ถูกล้อมรอบด้วยคนเดิมๆ เปลี่ยนมาเป็นการทำงานพบปะข้ามสายงาน ทำให้ความสัมพันธ์ของคนในองค์กรดีขึ้น และมีความยืดหยุ่นในการทำงานมากยิ่งขึ้น

โดยจุดเริ่มต้นรูปแบบการทำงานแบบ Hot Desk จะเกิดขึ้นในธุรกิจที่เริ่มมีการนำเรื่องของ BYOD (Bring your own device) มาใช้ เช่นการเปลี่ยนมาให้พนักงานใช้คอมพิวเตอร์โน้ตบุ๊คมากยิ่งขึ้น ทำให้ความจำเป็นที่จะต้องใช้โต๊ะประจำน้อยลง และนี่คือ 6 ประโยชน์ของการนำแนวคิด Hot Desk มาปรับใช้ในองค์กรของคุณ

1. ลดความยุ่งเหยิงบนโต๊ะทำงาน

บ่อยครั้งที่เรามักจะปล่อยให้โต๊ะทำงานของเราเต็มไปด้วยสิ่งของต่างๆมากมายบนโต๊ะทำงาน ไม่ว่าจะเป็นแก้วกาแฟ หรือกองกระดาษ หรือสิ่งของเล็กๆน้อยๆมากมาย เป็นต้น ทำให้โต๊ะทำงานของเรารกได้อย่างรวดเร็ว

Hot Desk จะช่วยให้พนักงานในองค์กรเป็นระเบียบและใช้แต่ของที่จำเป็นมากขึ้น เพราะเราไม่สามารถนำของส่วนตัวว่าไว้บนโต๊ะได้อีกต่อไป ผลลัพธ์คือทำให้พื้นที่ทำงานสะอาดและเป็นระเบียบมากยิ่งขึ้น

2. ได้รู้จักเพื่อนใหม่ๆ

การนั่งทำงานอยู่ที่เดิมในทุกๆวัน รอบล้อมด้วยเพื่อนที่ทำงานคนเดิม อาจจะไม่ได้เป็นแนวทางที่ทุกคนต้องการ ด้วยรูปแบบ Hot Desk จะช่วยส่งเสริมให้พนักงานมีทักษะในการทำงานร่วมกับคนอื่นๆมากยิ่งขึ้น นอกจากงานประจำปีที่จัดแค่ปีละครั้ง และเปิดโอกาสใหม่ๆให้เรียนรู้ทักษะของคนอื่นๆได้อีกด้วย

3. เป็นเจ้าของสภาพแวดล้อมของคุณ

เมื่อความสุขของพนักงาน คือหลักสำคัญของความ Productivity ถ้าพนักงานในองค์กรมีความสุข มองโลกในแง่ดี มีแนวโน้มที่จะส่งผลดีต่อวันทำงานของพนักงานเช่นเดียวกัน

แต่พนักงานแต่ะละคนต้องการไม่เหมือนกันที่จะทำให้ตัวเองมีความสุข ถึงแม้ว่าการงานทำนอกออฟฟิศ อาจจะดูเป็นเรื่องยาก แต่เพื่อเป็นการเพิ่มความยืดหยุ่นในการทำงาน การที่ให้พนักงานสามารถทำงานจากที่ไหนก็ได้เป็นเรื่องที่ควรทำเป็นอย่างยิ่ง

ซึ่งมันหมายถึง พนักงานสามารถเลือกสถาพแวดล้อมการทำงานของตัวเองได้อีกด้วย บางคน อาจจะชอบบรรยากาศที่ได้มีการพูดคุย บางคนอาจจะชอบอยู่คนเดียวแบบสงบมากกว่านี้

ด้วยระบบ Hot Desk คุณสามารถเลือกสภาพแวดล้อมการทำงานที่เหมาะกับคุณที่จะทำให้คุณมี Productivity มากที่สุด

4. ปรับปรุงออฟฟิศให้ทันสมัยยิ่งขึ้น

ถึงแม้ว่าการจัดพื้นที่ทำงานแบบ Hot desk จะช่วยให้พนักงานสามารถทำงานในพื้นที่ไหนก็ได้ในออฟฟิศ แต่ที่สำคัญเลยคือ ประสบการณ์การทำงานของพนักงานยังคงต้องเหมือนเดิม

เพื่ออำนวยความสะดวกในเรื่องนี้ องค์กรควรที่จะปรับเปลี่ยนระบบการทำงานภายในเป็นในรูปแบบ On-Cloud มากขึ้น เพื่อให้พนักงานเข้าถึงจากที่ไหนก็ได้ เช่น การเข้าร่วม Meeting หรือคุยงานกับเพื่อนร่วมงาน เป็นต้น

5. ประหยัดค่าใช้จ่าย

รูปแบบการจัดพื้นที่ทำงานแบบเดิมๆโดยทั่วไปจะจัดสรรโต๊ะให้กับพนักงานแต่ละคนได้ทำงาน ซึ่งพื้นที่ส่วนนั้นสูญเปล่าทันทีเมื่อพนักงานคนนั้นกลับบ้าน หรือว่าลา

Hot Desk เลยเข้ามาช่วยทำให้ธุรกิจสามารลดพื้นที่ที่ไม่จำเป็นออก เนื่องจากว่าไม่ใช่พนักงานทุกคนในองค์กร ที่จะต้องใช้โต๊ะประจำในทุกๆวัน ซึ่งไม่ใช่แค่ช่วยลดค่าอุปกรณ์เฟอร์นิเจอร์สำนักงานต่างๆ แต่ยังช่วยให้องค์กรลดขนาดพื้นที่ทำงานลง แต่ยังสามารถคงความ Productive ไว้ได้เหมือนเดิม

6. เพิ่มความอิสระให้กับพนักงาน

การจัดพื้นที่ทำงานแบบ Hot Desk นั้นเป็นการเปลี่ยนแปลงวัฒนธรรมองค์กรส่งผลอย่างมากต่อการทำงาน พนักงานสามารถเปลี่ยนสภาพแวดล้อมการทำงานในแต่ละวันได้ ทำให้มีความยืดหยุ่นมากขึ้น สามารถทำงานจากระยะไกลได้ ด้วยการจัดพื้นที่การทำงานแบบนี้ ทำให้โต๊ะทำงานไม่ต้องผูกติดกับพนักงานอีกต่อไป